10 sfaturi despre cum iti organizezi agenda zilnica

Timpul este intotdeauna limitat. Indiferent de pozitia pe care o ocupi in ierarhia companiei la care lucrezi, intotdeauna simti ca ai mai avea nevoie de putin timp, pentru a rezolva inca ceva ce pare important. Planificarea agendei zilnice te poate ajuta sa-ti organizezi mai bine timpul, sa aloci perioade suficiente de timp pentru anumite sarcini, dar si de a alege acele activitati care sunt mai importante si mai valoroase.

De ce sa iti organizezi eficient timpul

In lumea in care traim timpul trebuie eficient organizat nu numai pentru a avea performanta la job, dar si pentru a putea fi o persoana fericita si multumita in viata particulara. Odata stabilit un program cu asteptari realiste, te vei relaxa si te vei putea concentra asupra lucrurilor care conteaza cu adevarat.

- Indiferent de analiza facuta, intr-o zi nu ai mai mult de 24 de ore pentru a fi riguros folosite.

- Daca ai un planificator, nu trebuie sa te mai intrebi ce urmeaza sa faci, te vei uita in agenda planificator si vei trece la punctul urmator.

- Odata ce iti pui in minte ca vei rezolva sarcinile a, b si c pana la ora X, vei fi mult mai putin predispus la procrastinare si astfel, vei bifa mai multe activitati din programul zilei.

- Stiind ca ai alocat o perioada limitata unui proiect, te vei concentra mult mai bine. Poti folosi diferite tehnici pentru munca organizata, pentru a-ti monitoriza progresul si pentru a face pauze. Lucrand in reprize scurte de timp de cate 25 de minute, vei fi mult mai disciplinat si nu vei mai avea tendinta de a pierde timpul cu nimicuri. Apeland la aceasta tehnica, vei putea vedea cat iti ia sa termini un anumit proiect si, in consecinta, vei anticipa mai bine cat timp trebuie sa aloci in agenda zilnica.

- Planificarea timpului iti aduce numai castiguri, stii ce ai de facut in fiecare zi, pe intervale de timp stabilite pentru diferite sarcini. Nefiind presat de timp, deciziile luate vor fi mai bune pentru ca vei acorda atentie fiecarei fatete a problemei.

- Fiind organizat vei fi remarcat de colegi si de sefi, vei fi sigur pe tine si luand decizii cu calm, vei castiga aprecierea celor din jur si iti vei creste sansele de a fi promovat.

- Stiind carei activitati ii este alocata fiecare ora, ca este din programul de lucru sau cel de timp liber, te vei bucura mai mult de zilele de weekend sau de vacante.

- Vei scapa de stres, pentru ca ai control asupra modului in care iti folosesti timpul, si nu mai esti de multe ori grabit sau depasit de situatie. Odata ce iti organizezi mai eficient fiecare zi, vei scapa de stresul cauzat de proiectul la care lucrezi, vei lua lucrurile treptat si iti vei stabili obiective tangibile.

De ce sa folosesti o agenda zilnica

Pentru a nu-ti incarca memoria cu tot felul de date, si pentru a fi sigur ca nu ai uitat nimic, indiferent cat de bine ti-ai atrenat memoria, sau pentru a fi sigur ca nu ai planificat activitati care sa se suprapuna, este bine sa folosesti o agenda zilnica, sau sa-i spunem o agenda planificator.

Sfaturi despre cum iti organizezi agenda zilnica

1. Achizitia unei agende zilnice, datata sau nedatata. Cum suntem in epoca digitala si cum programarile/intalnirile le putem organiza pe calculator, telefon mobil sau chiar si pe un planificator de birou, cea mai buna decizie este sa ne folosim de o agenda nedatata. La agendele datate esti extrem de limitat de spatiu, riscand mai tot timpul sa intri in urmatoarea zi, sambata si duminica sunt puse de obicei 2 pe o pagina, paginatia este destul de ciudata, de la agenda la agenda. Agenda este ca un fel de jurnal al antreprenorului, un companion de incredere. Trebuie sa fie sobra, prietenoasa in acelasi timp, fara multe sofisticarii sau briz-brizuri.

2. Dimensiunea agendei. O agenda trebuie sa indeplineasca conditia de manevrabilitate si de organizare in interiorul ei. Aici este in functie de preferinte, de la A5, inclusiv B5 care e un pic mai mare, pana la una A4, pentru cei mai vizuali, care au nevoie de spatiu ca sa isi „deseneze” ziua care urmeaza.

3. Prima activitate din zi. Activitatea cea mai creativa din zi este insasi intocmirea agendei. Urmatoarea activitate este legata de mailing, inboxul trebuie sa fie tot timpul gol, motiv pentru care ai nevoie intre 15-30 minute pana la 2 ore, atat la inceputul zilei cat si la sfarsitul ei. Este o sarcina care se va repeta zilnic si pe care va trebui sa o respecti zi de zi.

4. Structurarea sarcinilor pe proiecte. In general suntem angrenati in mai multe proiecte, care trebuie planificate in functie de prioritate si importanta, fara a amesteca sarcinile.

5. Identificarea duratei sarcinilor. Pentru fiecare proiect in functie de cerinte si forta alocata se va stabilii o durata estimata, inainte de cea ceruta. In felul acesta nu trebuie sa fii nici exact, dar vei avea si rezerva pentru neprevazut. Experienta te va face mai precis in estimarea duratei unei sarcini.

6. Target personal din sarcinile zilnice. Nu iti face probleme majore din faptul ca nu reusesti sa bifezi toate sarcinile dintr-o zi, procentul bun de reusita este de peste 70%, neprevazutul exista.

7. Seteaza obiectivele pe termen lung. Stabilirea unor obiective ne motiveaza sa ne autodepasim si sa progresam spre un scop bine determinat. Pot fi obiective pentru trei sau cinci ani.

8. Seteaza obiectivele pe termen scurt. Este vorba in general despre proiectele in lucru, proiecte saptamanale sau lunare, eventual de 6 la 12 luni. Aceste proiecte sunt foarte importante pentru ca mentin motivarea, nelasandu-ti libertatea de a visa prea mult.

9. Lasa loc pentru evenimentele neprevazute. Asta inseamna sa prevezi ca programul tau sa nu fie ocupat 100%, sa existe cateva procente in program care se pot amana sau rezolva in devans pentru a obtine timpi pentru evenimente neprevazute, pe care nu le poti amana.

10. Prioritizeaza lucrarile cu adevarat importante. Sa iti prioritizezi taskurile face diferenta dintre eficient si eficace. Eficienta inseamna sa indeplinesti o sarcina intr-un timp cat mai scurt posibil. Prin comparatie, eficacitatea se refera la indeplinirea unor sarcini care te apropie de obiectivele tale.

Abilitatea de a te concentra asupra sarcinilor care sunt importante si urgente tine de prioritizare. Se propune impartirea sarcinilor in 4 cadrane, in functie de prioritate:

- urgent si important – sarcini care trebuie rezolvate imediat;

- important, dar nu urgent – taskuri pe care le planifici pentru viitorul apropiat;

- urgent, dar neimportant – sarcini care pot fi delegate altcuiva;

- nici important si nici urgent – sarcini care pot fi realizate la sfarsitul zilei sau eliminate din lista.