15 trucuri pentru a ramane focusat la job

Rolul principal pe care il are un manager este cel de a crea conditiile pentru o productivitate crescuta, un mediu placut de lucru astfel incat angajatii sa fie mereu motivati, pentru a fi cat mai eficienti si totodata sa le fie recunoscute meritele atunci cand este cazul. Dar pentru a avea rezultate bune in munca si o recunoastere sigura a meritelor in cadrul proiectului in desfasurare si angajatul trebuie sa faca eforturi pentru o crestere de productivitate pe cont propriu, nu numai cele luate de conducerea companiei. De ce? Pentru ca doar asa poate dovedi ca este interesat de progresul companiei si implicit de al lui in cadrul companiei. Altfel spus angajatul trebuie sa fie productiv pentru a evolua in cariera.

Foarte important in acest moment devine managementul timpului de lucru pentru o sporire a eficientei si deci a productivitatii, ceea ce se traduce printr-o eficienta gestionare a timpului si o continua concentrare in timp la ce lucrezi. Este foarte important sa nu te lasi prada discutiilor ce au loc in jurul tau in timpul orelor de program, sa nu dai atentie mesajelor sau telefoanelor care te cauta in timpul programului si te fac sa-ti pierzi concentrarea si sa aloci o anumita perioada de timp in fiecare zi pentru a raspunde la emailuri.

Cum poti sa ramai focusat toata ziua si sa-ti faci cu eficienta proiectul, cand altii se lupta sa indeplineasca cu greu sarcinile avute? Raspunsul se afla undeva intre lungi practici si trucuri inteligente pe care trebuie sa inveti sa le practici de-a lungul unei zile de lucru.

Trucuri utile pentru a finaliza mai repede si eficient munca

1. Invata sa intri in „flux”

„Fluxul” este o stare de spirit in care simtim ca suntem total conectati la desfasurarea evenimentelor, ca executam sarcini fara efort si atingem apogeul performantei noastre. Pentru a intra in acest flux de lucru trebuie sa-ti impui sa acorzi interes real sarcinii primite si sa-ti concentrezi toata energia pe lucrul de facut. Daca esti in urma cu predarea, sentimentul de urgenta poate pune mintea sa functioneze mai eficient.

2. Planifica pasii urmatori

Zilnic, inainte de a incepe lucrul la sarcinile primite, scrie pe o agenda cele mai importante lucruri pe care trebuie sa le indeplinesti pana la sfarsitul zilei, gasind o metoda de planificare care functioneaza bine pentru tine, fie ca este vorba de listele de activitati, de programul de lucru pe ora sau de o metoda de planificare complet diferita. Nu uita de planificarea pauzelor.

3. Creeaza un plan de lucru pe fiecare ora

Incearca sa faci planificarea lucrarilor din ziua respectiva pe ore, existand mai multe avantaje pentru un asemenea mod de planificare:

• Vei sti exact ce trebuie pana la sfarsitul zilei;
• Se vor stabili asteptarile realiste, care in timp vor estima tot mai exact durata de finalizare a lucrari;
• Vei sti ce sa faceti dupa terminarea unei sarcini;
• Se pot acorda prioritati sarcinilor si cele mai dificile se pot le planifica in orele de dimineata.

4. Noteaza-ti toate ideile

In unele zile, am putea deveni atat de coplesiti de alte probleme, incat sa nu fim in stare sa ne concentram. De cele mai multe ori in timp ce lucram ne vin noi idei privitoare la sarcinile de executat. Este foarte eficient sa notezi aceste idei spontane pentru a reveni asupra lor mai tarziu. Daca te concentrezi la un singur lucru cu siguranta vei avea mai mult spor.

5. Mentine lista cu activitatile de facut bine organizata

O lista cu multe sarcini neterminate iti poate afecta negativ productivitatea. Acest lucru este cauzat de faptul ca nu au fost bine prioritizate sarcinile si nici bine evaluat timpul de rezolvare. Aceasta lista trebuie structurata in sarcini zilnice, saptamanale si lunare. Apoi se prioritizeaza listele. Cand a fost finalizata o sarcina se consemneaza pentru a vedea si volumul realizarilor.

6. Stabileste termene de predare

Daca nu simti nicio presiune sa finalizezi o sarcina, probabil ca o vei amana continuu. Seteaza termene clare pentru toate sarcinile din lista de activitati. Facand acest lucru, vei crea un sentiment de urgenta, facilitand atingerea starii de „flux”, concentrandu-te cu adevarat pe o sarcina importanta.

7. Mediul de lucru trebuie bine organizat 

Pentru a-ti organiza gandurile si pentru a te concentra pe o singura sarcina, ai nevoie de un mediu de lucru care sa sustina acest tip de claritate. Curata-ti biroul, organizeaza desktopul computerului si elimina afisele de pe perete, daca tu crezi ca acest lucru te poate ajuta.

8. Imparte sarcinile care consuma timp

In loc sa abordezi o sarcina foarte mare, imparte-o in sarcini mai mici, realizabile in mai putin de o zi, pe care le poti finaliza mai usor. In acest fel, te vei simti mai recompensat de fiecare data cand o parte a sarcinii este terminata si vei intelege mai bine ce trebuie facut in continuare.

9. Fa pauze mici, de 15 minute

Este mai bine sa faci pauze regulate decat sa te simti coplesit de idei si ganduri multiple. Fa pauze de 15 minute in fiecare ora, departe de masa de lucru, intr-o zona fara computer, preparand cafea, ascultand muzica sau discutand cu un coleg sau pentru a citi ceva.

10. Dezactiveaza notificarile

Nu te poti concentra pe deplin decat daca te eliberezi de micile distrageri ale atentiei. Dezactiveaza notificarile pentru email, mesaje, Facebook si alte aplicatii irelevante, care trimit mereu notificari. Iti poti face un obicei de a verifica din cand in cand telefonul pentru a vedea daca te cauta cineva. De asemenea, verifica emailurile la fiecare trei ore, nu mai des. Telefonul va fi pe „silence” si nu la vedere.

11. Blocheaza site-urile care iti distrag atentia

Cel mai simplu mod de a rezista tentatiei de a naviga pe web in loc de a lucra este de a opri wifi-ul. Dar daca ai nevoie ocazional de conexiune la internet pentru a lucra, exista optiunea de a folosi SelfControl sau Cold Turkey pentru a crea o lista neagra cu site-urile pe care vrei sa le blochezi.

12. Creeaza-ti perioade de lucru in care sa nu fii deranjat/a

Pentru a avea un randament maxim planifica zilnic si consemneaza in agenda o perioada de 3 ore in care explici echipei ca nu vrei sa fii deranjat pentru a termina o parte din proiect. Planificand din timp iti vei face obiceiul de a fi super productiv cel putin 3 ore zilnic.

13. Blocheaza zgomotul

Este imposibil ca toata lumea sa lucreze in liniste deplina si este firesc asa. Cel mai simplu pentru a bloca acest zgomot este sa asculti un alt sunet de fundal, pe care ti-l furnizezi singur sau folosesti casti care anuleaza zgomotul.

14. Gaseste un scaun confortabil

Un scaun confortabil face o diferenta uriasa in performanta ta in munca. Scaunul de birou bun sprijina spatele, te ajuta sa ai o postura buna si ajuta la ameliorarea durerilor de spate.

15. Mentine-ti o stare de sanatate buna

Pentru a te concentra mai bine, creierul si corpul trebuie sa fie in cea mai buna forma. Fa exercitii fizice in mod regulat, mergand pe jos cate 30 de minute sau mergand la sala. Exercitiile fizice te fac mai inteligent, mai fericit, imbunatatesc somnul, cresc libidoul si te fac sa te simti mai bine cu corpul tau.