5 metode eficiente pentru sortarea documentelor

Sortarea eficienta a documentelor office are impact pozitiv asupra productivitatii si creativitatii, ceea ce inseamna mai putin timp pierdut si stres. Daca nu reusesti sa te organizezi si ai mereu in jurul tau tot felul de acte care te sufoca, este momentul sa iei atitudine si sa pui in aplicare sfaturile de mai jos.

Iata cinci metode eficiente pentru sortarea documentelor si cresterea productivitatii.

1. Pastreaza pe birou doar actele necesare

Nu incarca biroul cu o multime de contracte, facturi si alte acte de acest tip, ci pastreaza pe el doar ceea ce folosesti in ziua respectiva. Pentru a-ti organiza mai eficient spatiul, foloseste tavi pentru documente, suporturi cu mai multe compartimente pentru depozitarea instrumentelor de scris, a agrafelor de birou, a capsatorului si a altor obiecte utile in activitatile zilnice. Spre exemplu, un suport de birou cu 8 compartimente iti va fi de un real ajutor daca tii in zona de lucru multe accesorii. Nu numai ca vei avea un birou mai aerisit si mai ordonat, dar va arata si mai elegant si vei reusi sa te concentrezi mai usor asupra sarcinilor.

2. Imparte documentele pe categorii

Cea mai eficienta metoda de sortare a documentelor este impartirea pe categorii. Pune actele in dosare ori bibliorafturi si imparte-le in functie de provenienta, tip ori de cat de des ai nevoie de ele. Aranjeaza separat facturile, documentele, formularele tipizate si altele de acest fel dupa data ori dupa alfabet. Documentele pe care le utilizezi mai rar le poti pune in cutii de arhivare, unde vor fi pastrate in siguranta.

Pentru o aranjare ca la carte, foloseste un suport rotativ pentru bibliorafturi pe doua ori trei niveluri. Sun o alegere minunata fiindca te ajuta sa castigi spatiu, permit o cautare rapida si au un aspect elegant.

3. Ocupa-te periodic de sortarea documentelor

Oricat de bine ai aranja documentele, nu este suficient sa o faci doar o data, fiindca se vor aduna mai multe cu timpul si va trebui periodic sa le reorganizezi. Renunta la cele care nu iti mai sunt de folos ori investeste in noi accesorii de birou pentru a le organiza. Suplimenteaza numarul de dosare, bibliorafturi si cutii de arhivare, optand pentru modele cu mai multe compartimente ori capacitate mai mare de stocare.

4. Fa curat la finalul fiecarei zile

Chiar daca ti se pare obositor sa stai la finalul programului sa iti faci ordine pe birou, sentimentul placut pe care il vei avea a doua zi va merita fiecare efort. Aranjeaza documentele cu care ai lucrat, pune bibliorafturile la loc in dulap si instrumentele de scris in suportul lor.

5. Monteaza rafturi la indemana

Fiindca nu vrei sa te opresti din activitate, nu te mai ridici de la birou si tinzi sa aduni pe el un munte de acte. Insa spatiile de depozitare asezate in apropierea biroului te vor ajuta sa te organizezi mai bine. Fie ca este vorba de un suport pentru bibliorafturi, de niste rafturi suspendate ori de dulapuri pentru depozitare, vei putea sa sortezi mai usor documentele.