8 produse de papetarie utile pentru organizarea documentelor de acasa

Cum ar fi viata daca atunci cand ai cauta acasa un document, o garantie, un buletin de analiza, un contract sau o chitanta de la o amenda, acesta ar aparea dupa cautari nu mai lungi de un minut. Cu siguranta ar insemna ca organizarea documentelor tale a fost facuta asa cum trebuie. Asa ceva chiar se poate intampla, nu este o minune, ci este o buna organizare a biroului de acasa. Pentru ca sa dispui de o buna organizare a documentelor ai nevoie de produse de papetarie care sa te ajute in acest sens, asa cum sunt dosarele sau mapele pentru arhivare.

Ordonarea documentelor de acasa se potriveste de minune cu ceea ce la birou angajatorul ofera ca organizarea zonei de office. Oricat am pretinde ca ne miscam cu mare usurinta printre documentele tinute intr-o dezordine „ordonata” proprie, in realitate nu este deloc credibil si noi stim cat dureaza pana gasim un document. Acesta este un argument suficient de puternic pentru a incepe organizarea documentelor, crearea unei zone dedicate actelor de acasa.

Organizarea documentelor acasa: de unde incepi

Organizarea documentelor implica aruncarea lucrurilor inutile si pastrarea celor importante, dar aceasta triere trebuie facuta cu mare grijă, pentru ca un document aruncat din greseala poate cere mult efort, numeroase demersuri si taxe pentru a fi emis din nou. Pentru a fi mai usor de organizat este de preferat sa fie adunate toate intr-un loc, ce trebuie sa fie pastrat se pastreaza, iar cele de care nu este nevoie se pot arunca.

• Gruparea documentelor pe categorii este foarte importanta in organizarea acestora, ca prim pas. Se vor separa tipurile de documente pe categorii, facturile intr-o parte, actele casei in alta, contractele separat, iar documentele medicale separat la randul lor.
• Se vor tine la indemana documentele folosite in mod curent. Unele documente pe care le vrem mereu la indemana nu pot fi ascunse in sertar sau biblioraft daca avem nevoie de ele zilnic. Se pot pune „bine” si la indemana pe o tavita spaeciala pentru documente, tavita aflata la indemana pe birou. Daca aceste tavite vor fi folosite intotdeauna pentru aceleasi tipuri de documente, va fi foarte usor sa le gasim cand vom avea nevoie de ele.
• Foloseste culori diferite pentru mapele sau dosarele cu documente de acelasi tip. Documentele medicale au o culoare, in timp ce contractele au alta.
• Separa documentele pe cat mai multe tipuri care sa iti fie foarte clare. Fa-ti propriul sistem de organizare, separand domeniile cat mai specific, pentru a avea foarte mica sansa de a gresi. Documentele se separa in mape, in fiecare din ele fiind dosare separate pentru fiecare tip existent.
• Se face o lista cu categoriile in care se vor imparti documente. Cu siguranta vor fi documente urgente, documente importante, documente care se reinoiesc periodic, medicale, facturi, chitante.
• Se arunca hartiile care nu mai sunt de folos, dupa ce au fost verificate toate, iar cele relevante s-au impartit pe categorii. Tot ce este in plus nu poate decat sa incurce.
• Foloseste o cutie sau un vas pe hol pentru a centraliza toate bonurile, la intoarcerea de la cumparaturi mai ales. Daca sunt toate intr-un singur loc pot fi sortate mai usor atunci cand ai timp.

Produse de papetarie utile pentru organizarea documentelor

Pentru ca documentele tale de acasa sa dispuna de cea mai buna organizare, ai nevoie de diverse produse de papetarie si arhivare care sa te ajute in acest sens, si anume bibliorafturi, caiete mecanice, indexuri si separatoare, cutii arhivare, dosare si mape din carton sau plastic. Toate aceste produse de papetarie sunt esentiale pentru organizarea si arhivarea documentelor importante, care garanteaza siguranta acestora si totodata usureaza accesul la ele.

1. Bibliorafturile reprezinta o investitie minima pentru o solutie completa in ceea ce priveste depozitarea de documente. Pentru documentele care urmeaza sa fie organizate si pastrate in birou, se recomanda bibliorafturile plastifiate, cu o durata mare de viata si rezistenta la factori degradanti. Datorita varietatii de culori, iti poti clasifica mai facil documentele, pe anumite categorii sau ani. Se pot alege bibliorafturi realizate de producatori renumiti in materie de papetarie si de asemenea, este de ales dintr-o varietate de marimi si modele.

2. Dosare si mape pentru arhivare sunt esentiale pentru organizarea si chiar expedierea documentelor, ele fiind dosare cu sina, incopciate, dosare plic sau simple, din carton sau plastic.

3. Cutiile de arhivare sunt folosite pentru coli de hartie, dosare sau bibliorafturi necesare pentru pastrarea anumitor evidente. Ele vin in ajutor pentru a controla si gestiona mai eficient informatiile sau a depozita anumite ustensile de birotica si papetarie care se folosesc mai rar, economisind spatiu. Totodata, in felul acesta se economisesc bani, deoarece cutiile pentru arhivare au preturi accesibile, fiind disponibile intr-o gama variata de forme si dimensiuni potrivite pentru organizarea afacerii.

4. Caietele mecanice cu doua sau patru inele, fabricate din carton sau plastic, intr-o multitudine de culori si grosimi pot arhiva documente de sine statatoare sau puse in mape si folii de protectie transparente. De obicei, pentru o mai buna organizare a documentelor caietele mecanice au si pe coperta si pe cotor loc pentru eticheta explicativa.

5. Mapele de protectie transparente si separatoarele sunt produse de papetarie folosite la arhivarea de documente in caiete mecanice. Separatoarele pot fi indexate sau chiar etichetate, culoarea acestora contand de asemenea pentru o mai buna organizare.

6. Caiete office sunt des folosite pentru opisuri de documente sau sistemul acestora de a fi arhivate in bibliorafturi, caiete mecanice sau cutii de arhivare.

7. Post-it-urile si etichetele autocolante sunt foarte des folosite pentru a face vizibila titulatura arhivei, pentru o mai buna identificare. Sunt produse care nu ar trebui sa lipseasca dintre produsele de papetarie, folosind si pentru memo-uri practice si eficiente sau scurte mesaje.

8. Tava documente este folosita pentru sortarea facturilor urgente sau documentelor cu care lucrezi mai des, fiind mult mai accesibile daca sunt pastrate aici si nu in caiete mecanice sau bibliorafturi in care sa umbli toata ziua. Se poate pune pe fiecare o eticheta sau cate un post-it pentru a explica ce documente sunt pastrate in interior. Ele se pot grupa doua, trei sau mai multe, putand fi pentru a sta pe masa de lucru sau pentru a fi fixate pe perete.