Notarii se numara printre categoriile profesionale care cumpara cel mai des si in cantitate mare produse de papetarie si birotica. Avand in vedere ca lucreaza cu date sensibile, arhivarea actelor nu este doar o necesitate, ci devine o obligatie.

Indiferent de tipul de acte, iata cateva sfaturi practice si recomandari de produse de birotica si papetarie care vor usura activitatea unui notar.

Sfaturi pentru arhivarea documentelor

- sorteaza documentele pe categorii in dosare (de exemplu: contracte de vanzare imobil, certificate de mostenitor, etc);

- pastreaza actele in spatii special amenajate;

- tine un registru de evidenta pentru a economisi timp si energie;

- aranjeaza actele in functie de perioada pe care o are clientul la dispozitie pentru a le ridica;

- foloseste etichete pentru a gasi mai usor actele necesare;

- asigura-te ca ai mereu la indemana documentele pe care le utilizezi mai des in activitatea notariala;

- dedica un loc de depozitare urgentelor si asigura-te ca acesta este cel mai aproape de biroul tau;

- Scrie pe post-it-uri ori intr-o agenda principalele activitati pe care le ai de indeplinit, pentru a te asigura ca nu le vei uita;

- utilizeaza file de protectie pentru a pastra in siguranta actele importante;

- fa copii dupa anumite documente si pastreaza-le in alt loc de care sa stii, astfel incat sa ai o rezerva in caz de pierdere ori deteriorare;

- ia in calcul salvarea anumitor date si in format electronic;

- in functie de volumul de munca si de cantitatea documentelor, fa saptamanal ori lunar ordine in birou.

Produse de birotica si papetarie pentru arhivarea actelor notariale

Indiferent de cat de ordonat este un notar, adevarul este ca nu isi poate desfasura activitatea cu succes fara produse de birotica si papetarie pentru arhivare. Pe langa accesul rapid la informatii, aceste accesorii ajuta si la mentinerea in siguranta a documentelor notariale.

Iata ce produse nu ar trebui sa lipseasca de pe lista de achizitii:

• Dosarele sunt extrem de utile in arhivarea si depozitarea actelor. In comert, exista o gama variata pentru fiecare categorie de documente: dosar de incopciat, dosar plic, dosar cu sina, dosar de carton simplu si dosar transfer (util pentru transportul si protejarea documentelor accesate frecvent).

• Bibliorafturile te ajuta sa pui toate documentele in ordine si sa eliberezi o suprafata considerabila a spatiului de lucru. Pentru diversitate si o mai buna organizare, foloseste produse de diferite culori.

• Etichetele autoadezive sunt de un real ajutor in zilele aglomerate, atunci cand trebuie sa bifeze task-uri multiple.

• Tavile pentru documente pastreaza in ordine contracte, facturi si alte tipuri de acte utile in activitatea unui birou notarial. Exista modele cu un singur nivel si sisteme cu mai multe compartimente, din plastic ori din plasa metalica, transparente ori colorate.

• Foliile pentru protectia documentelor ofera siguranta, permit manipularea facila si asigura o prezentare profesionala;

• Cutiile de arhivare sunt o investitie inteligenta pentru orice birou notarial. Aceste produse de birotica mentin actele intr-o ordine perfecta. Astfel pot fi clasificate pe categorii, perioade ori importanta.

• Agendele sunt cei mai buni aliati pentru organizarea unei zile. Mai mult de atat, au si functie de reminder.

Alte accesorii office care se pot dovedi utile sunt: capsatorul, perforatorul, agrafele de birou, plicurile, instrumentele de scris, alonjele, etc.

Te asteptam pe papetarie.ro cu o gama completa de produse de birotica pentru a alege tot ce ai nevoie pentru biroul tau notarial.