Distrugator de documente: cum il alegi si ce functii sunt importante

Chiar daca societatea noastra se misca in directia digitalizarii datelor, o foarte mare parte dintre informatii circula in continuare ca format tiparit, in special intre companii si in relatia cu administratia locala. Pe cat de importanta este pastrarea intacta a actelor, contractelor si altor documente pe durata valabilitatii lor, pe atat de crucial este ca acestea sa fie distruse odata ce ies din uz.

Multa lume pur si simplu arunca la gunoi hartiile de care nu mai are nevoie, fara a le rupe macar in bucati mai mici, pentru a ascunde informatii aparent inofensive. Intr-o lume in care accesul la informatii sensibile permite unei persoane rau intentionate sa produca cu usurinta pagube materiale si nu numai, este important sa distrugem documentele care contin date confidentiale in asa fel incat aceste date sa fie imposibil de recuperat. Fie ca este vorba despre plicuri pe care sunt inscrise adrese de corespondenta, numere de telefon, facturi care pot identifica o persoana, contacte, documente bancare sau harti confidentiale, un tocator de hartie este modalitatea cea mai buna de a te asigura ca informatia nu mai poate fi recuperata de rau voitori.

Pentru a ne proteja este foarte simplu sa folosim o unealta accesibila si usor de utilizat, un distrugator de documente. Un tocator de hartie este o investitie pe termen lung, foarte importanta daca exista preocuparea pentru securitatea documentelor de lucru distruse sau daca deranjeaza volumul deseurilor de hartie. Un distrugator de documente poate taia documente tiparite pe coli de hartie sau scrise de mana, este capabil sa rupa in bucati plicuri groase, CD-uri sau DVD-uri care contin date importante, carduri de plastic si obiecte de papetarie precum agrafe sau capse metalice, care astfel nu va trebui sa fie inlaturate manual inainte de taiere. Modelele mai avansate sunt capabile sa distruga memorii USB, microfilme si chiar unitati magnetice de stocare ca floppy diskuri sau hard discuri.

Cand e necesar ca documentele sa fie distruse

• Documentele tiparite, cardurile, discurile de toate felurile si formatele sunt suporturi pentru informatii cu caracter personal, care pot fi relativ usor transformate in foloase materiale, cu sau fara utilizarea altor mijloace ilicite.
• Dupa 25 mai 2018 cand a intrat in viguare GDPR, adica General Data Protection Regulation, amenzile pentru incalcarea obligatiilor de protejare a datelor cu caracter personal au crescut substantial.
• In cazul unor brese de securitate soldate cu diseminarea datelor personale, cei vinovati vor plati nu numai amenzi la stat, ci si toate prejudiciile suferite de victime.
• Daca documentele nu sunt distruse periodic, acestea pot fi speculate cu mare usurinta de catre angajatii frustrati sau nemultumiti.

Tipuri de distrugatoare de documente

Diferenta dintre distrugatoarele de documente este data de diferitele moduri de taiere al hartiei si de dimensiunile bucatilor taiate. Se mai adauga si grosimea documentelor taiate, adica numarul de pagini taiate odata.

Strip-cut este cel mai simplu tip de distrugator de documente care taie hartia in fasii lungi, cam 40 -50 de fasii in medie pentru o foaie A4. Desi relativ ieftina, acesta modalitate de distrugere a documentelor nu este foarte sigura, existand anumite programe software capabile sa reconstruiasca documentele originale. Chiar si pentru uz personal este indicat sa fie evitat acest tip de distrugator.

Cross-cut sau confetti este cel mai bun distrugator de documente de pe piata ca raport securitate – pret, fiind dotat si cu cutite ce taie perpendicular pe fasia de hartie, nu doar in lungime, rezultand mici bucati dreptunghiulare de hartie, greu de reconstruit. In general rezulta cam 200 de bucati taiate dintr-o coala de hartie A4. Modelele super cross-cut taie si peste 400 bucati dintr-o singura coala.

Micro-cut este tipul de distrugatorul care ofera are cel mai ridicat nivel de securitate, taind hartiile in bucati foarte fine, aproximativ 2000 de bucati pentru uz comercial si de pana la 6000 – 15000 de bucati in cazul distrugatoarelor super micro-cut sau high security, folosite de agentii guvernamentali sau a firmelor care lucreaza cu documente clasificate sau confidentiale. Aceste distrugatoare pot functiona in regim continuu mai mult timp ca alte modele.

Distrugatoare compacte sau portabile sunt o categorie aparte, de dimensiuni reduse, care pot fi montate pe un cos de gunoi obisnuit, o tije ajustabila permitand modificarea lungimii aparatului si fixarea pe orice cos. Exista si modele la care se pot atasa saci de plastic pentru depozitarea hartiilor taiate. Alimentarea acestor distrugatoare fiind facuta tot de la priza, datorita necesarului de putere ridicata, greu de obtinut de la o baterie.

Care sunt nivelele de securitate oferite de un distrugator de documente?

Distrugatoarele de documente sunt clasificate in nivele de securitate de la 1 la 7 in functie de dimensiunea maxima a bucatii de document in care a fost taiata, pentru a impartii dispozitivele in trei clase de protectie, unde unu este cel mai mic grad de protectie, iar trei este dispozitivul pentru medii in care circula informatii foarte importante, inclusiv securitate nationala.

Care sunt functiile unui distrugator de documente 

Cerintele de securitate sunt au un alt criteriu dupa care se alege distrugatorul de documente.

Timpul de functionare reprezinta durata in care distruge continuu hartie pana la urmatorul ciclu de racire. In birouri mari, cu multi utilizatori, este posibil sa ai nevoie de un distrugator care poate distruge pe termen lung. Pentru acasa sau birouri mai mici, distrugerea este mai putin frecventa, iar distrugatorul trebuie sa ruleze continuu pentru doar cateva minute.

Capacitatea distrugatorului reprezinta numarul de coli pe care le poate distruge simultan, cu cat este mai mare, cu atat mai repede poti distruge un numar mare de coli.

Nivelul de zgomot este o caracteristica ce trebuie luata in seama la alegerea distrugatorului.

Paper jam este functia anti-blocare, care nu doar ca elimina blocarea colilor, dar mareste viteza in cazul distrugerilor dificile.

Jam blocker este o alta functie anti-blocare care opreste distrugatorul inainte ca acesta sa se blocheze.

Oprirea automata este functia prin care distrugatorul se va opri automat, daca va detecta prezenta unui volum de hartie peste capacitatea sa de procesare.

Pornirea automata a distrugatorul daca detecteaza prezenta unei coli de hartie in fanta de procesare.

Stand-by este functia de economisire a energiei cand nu are nimic in fante si trece automat in acest status.

Functia de oprire a motorului sau safe-stop atunci cand atingi zonele sensibile ale aparatului, precum lamele de taiere. In general fanta pentru documente este mai ingusta decat degetele unui adult. Distrugatorul se va opri automat daca detecteaza prezenta mainii langa fanta de alimentare. De asemenea, distrugatorul se opreste automat daca utilizatorul si-a prins cravata, esarfa sau parul, in fanta de alimentare.

Functia reverse este optiunea de a misca hartia in sens opus, pentru a debloca un document care nu poate fi taiat.

Distrugerea plicurilor nedeschise, a capselor si agrafelor. Decapsarea si verificarea fiecarui document pentru a te asigura ca nu este introdus cu agrafe sau capse in distrugator, consuma timp si poate fi un cosmar.

Distrugerea CD-urilor, cardurilor si memorilor USB sunt foarte utile pentru firmele care lucreaza cu suport digital.

Protectia la suprasarcina opreste motorul cand se deetecteaza o incalzire prea mare a motorului pentru a preveni defectarea aparatului.

Display-ul LCD este caracteristic distrugatoarelor complexe, cu meniu mai sofisticat.

Lubrificarea automata a cutitelor de taiere este functia care reduce costurile mentenantei.

In functie de nevoile biroului si de gradul de incarcare pentru distrugator, de nivelul de securitate cerut precum si de bugetul alocat, se va alege tipul de distrugator de documente potrivit. .