Formulare tipizate: de ce sunt importante intr-o firma si cand se utilizeaza?

De la departamentul de contabilitate pana la cel de productie, formularele tipizate joaca un rol important in activitatea unei companii. Nimeni din zilele noastre nu isi poate imagina cum ar decurge activitatea unei firme fara astfel de documente.

Pe langa faptul ca salariatii au la indemana actele care ii ajuta sa isi indeplineasca sarcinile eficient, tipizatele sunt extrem de utile in evidenta principalelor operatii economice, fiind chiar obligatorii in multe cazuri.

Daca te ocupi de refacerea stocului de materiale tipizate, asigura-te ca ai mereu la indemana documentatia necesara departamentului din care faci parte ori chiar a intregii companii. Responsabilitatea ta este mare fiindca oamenii observa, de regula, cat de importante sunt anumite acte in momentul in care stocul este epuizat.

Nu este deloc usor sa le tii minte pe toate, de aceea ar fi util sa verifici periodic situatia si sa iti faci o lista cu produsele de birotica necesare. Secretul este sa nu astepti niciodata sa se termine anumite produse, ci sa fii cu un pas inainte si sa le comanzi de pe papetarie.ro. In rafturile noastre virtuale vei gasi tipizate precum: facturier, bon de consum, registru intrari-iesiri, dispozitii de plata, dispozitii de livrare, foi de parcurs, formular decont de cheltuieli si altele de acest tip. In functie de activitatea firmei, bifeaza tot ce ai nevoie pe lista ta de necesar fie ca este vorba despre actele pentru uz intern, fie de cele prevazute in legislatia tarii.

De ce sunt importante formulare tipizate pentru o firma?

O firma nu poate sa functioneze fara formulare tipizate, asa ca antreprenorii trebuie sa fie la curent cu actele necesare inca de la infiintarea afacerii lor. In functie de specificul firmei, trebuie cumparate o serie de registre si de formulare tipizate care se pot completa zilnic ori doar in anumite perioade ale lunii/anului.

Multe dintre actele tipizate, asa cum sunt registrul de casa, decontul de cheltuieli, foile de parcurs, dar si altele de acest tip trebuie arhivate in dosar ori intr-o cutie de depozitare, astfel incat sa le ai mereu la dispozitie. In situatia in care firma primeste „vizita” inspectorilor fiscali, să poți dovedi cu documentele cerute că totul decurge conform prevederilor legislative în vigoare. Nu doar o data s-a intamplat ca o companie sa primeasca amenzi semnificative fiindca nu tinea evidenta operatiunilor desfasurate zilnic.

Potrivit legii, toate documentele justificative trebuie pastrate in contabilitate o perioada de 5 ani.

Iata cateva dintre actele tipizate ale firmei si rolul lor:

- decontul de cheltuieli: act justificativ in contabilitate, este obligatoriu in situatia achizitiilor de bunuri ori servicii achitate cu numerar sau card bancar, pe baza de bon fiscal;

- facturierul: carnetul care cuprinde formulare pentru facturi;

- ordinul de deplasare: formularul care justifica deplasarea in interes de serviciu, document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

- fise SSM (securitatea si sanatatea in munca) si fise PSI (situatii de urgenta): fiecare salariat trebuie sa aiba in dosarul personal cele doua tipuri de fise;

- registrul de casa: documentul trebuie completat in fiecare zi de catre firma si reprezinta o inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar efectuate prin casieria unitatii;

- bonul de consum: actul care justifica eliberarea din magazie a materialelor care vor intra in procesul de productie. Document justificativ de gestiune a stocurilor, de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

- chitantierul: carnet cu foi detasabile pentru intocmirea chitantelor;

- nota de intrare iesire (NIR): document pentru receptia bunurilor aprovizionate, act document justificativ pentru incarcarea in gestiune.

Activitatea unei companii este una complexa, asa ca implica utilizarea multor tipuri de tipizate si produse de birotica. Te poti pierde cu usurinta printre dispozitii de plata, facturi tipizate, deconturi de cheltuieli si multe altele de acest tip. Viziteaza sectiunea noastra de tipizate si bucura-te de oferta bogata pe care ti-am pregatit-o.