Greseli de organizare a biroului: 7 lucruri de evitat in spatiul de lucru

Potrivit unui sondaj recent, majoritatea profesionistilor sunt judecati in organizarea biroului la locul de munca. Cu planurile actuale de organizare birou deschise in majoritatea companiilor, este imposibil ca cineva sa-si ascunda spatiul de lucru de alti colegi de munca. Aceste rapoarte indica faptul ca greseli de organizare birou si dezordine la birou afecteaza negativ productivitatea si motivatia lucratorilor dintr-o companie.

Deoarece performanta unui profesionist este legata de cat de organizat este spatiul lui de lucru, un spatiu de lucru frumos organizat este un indicator excelent al capacitatii unei persoane de a lucra eficient. Cand organizarea biroului scapa de sub control, rezultatul, in cele din urma, este ca incurca intregul spatiu de lucru. Pentru a va mentine spatiul de lucru ordonat, evitati sa faceti urmatoarele greseli de organizarea biroului:

1. Acumularea de dezordine in spatiul de birou

Dezordinea de la birou nu arata bine pentru tine, definind o imagine de lipsa de profesionalism si ineficienta. Pentru a scapa de dezordine, economisiti intotdeauna timp pentru organizarea biroului si curatenie in fiecare saptamana. Aceasta curatenie se face in mod regulat, dupa cum este programat, pentru a preveni aparitia dezordinii.

Este posibil sa doriti sa configurati un reminder pentru a va mentine biroul curat si ordonat in orice moment. Astfel, puteti seta un reminder ca sa faceti curatenie la cincisprezece minute dupa inceperea fiecarei saptamani de lucru. Cu toate acestea, ce este de aruncat, gunoiul si alte obiecte ce nu trebuie adunate, trebuie aruncate la timp, fara a astepta ziua de curatenie.

Sortati toate documentele libere si depuneti-le departe sau strangeti-le impreuna pentru a le impiedica sa se imprastie peste tot. In consecinta, veti preveni posibilele perceptii negative ale colegilor care asociaza un birou neingrijit cu abilitati organizationale slabe. Veti atenua, de asemenea, temerile lor ca propunerile si alte documente lasate pe acest birou vor disparea in dezordine.

2. Inlatura monotonia

Organizarea biroului inseamna si o personalizare cat de cat a biroului, pentru ca un spatiu de lucru cu toate birourile la fel poate deveni monoton si obositor. Trebuie sa fim foarte atenti ca marginea bunului simt este usor de depasit. Prea multa personalizare poate da impresia de incarcat si dezordine. Pentru a controla dezordinea, este necesar, de asemenea, ca prea multele obiecte ce personalizeaza excesiv biroul sa fie puse deoparte pentru a fi transportate acasa, daca nu vreti sa renuntati la ele.

3. Dati functii pentru fiecare arie de pe birou pentru a scapa de dezordine

Evitati aglomeratia pe birou, la locul de munca, in speranta ca la un moment dat o veti rezolva. Faceti acest lucru desemnand anumite zone de pe biroul dumneavoastra pentru diferite functii. Aveti un loc de munca rezervat pentru laptop, o zona de stocare pentru consumabile, o zona pentru a va pastra cartile si un spatiu pentru arhive.

Dupa atribuirea zonelor desemnate pe birou pentru fiecare functie, setati limite pentru cate elemente ar trebui sa fie stocate acolo, in fiecare zona, numarul lor. Dupa inlocuirea elementelor de pe birou, eliminati-le pe cele vechi pentru a va pastra spatiul de lucru fara aglomeratie si in consecinta, va veti bucura de un spatiu de lucru curat pe birou.

4. Nu utilizati suprafata biroului ca spatiu de stocare

Faptul ca suprafata biroului este curata si ati definit deja functii pentru anumite zone, nu face din aceasta o zona de depozitare pentru articolele de birou. Asigurati-va ca elementele de la lungimea bratului sunt strict cele pe care le utilizati toata ziua. Acestea includ elemente esentiale, cum ar fi telefonul, pixurile, un notebook, paharul de baut si un computer. Asigurati-va ca nu se mai afla nimic altceva in zona desemnata. Acest lucru mentine suprafata biroului curata, fara dezordine sau potentiale daune care ar putea fi cauzate de elemente care, in primul rand, nu ar trebui sa fie acolo.

5. Nu pastrati obiecte pe podea

O podea curata lumineaza un birou, facandu-l un loc ideal pentru a lucra in el. Evitati sa va coplesiti spatiul disponibil cu posete, genti de gimnastica, schimbarea pantofilor si imbracaminte de exterior. Ele fac ca organizarea biroului sa para ca lipseste, ca este haotica si ca totul este prea aglomerat pentru a lucra comod si eficient.

Asigurati-va ca in biroul dumneavoastra exista cuiere pentru a agata de ele genti, pungi, umbrela si paltoane, pentru a nu mai avea nimic lasat pe podeaua biroului. Mai mult decat atat, puteti avea un sertar special in biroul dumneavoastra pentru a pastra o geanta cu a doua pereche de pantofi de schimb, cu care sa te simti mai comod. In esenta, nu supraincarcati nici cuierele, pentru a nu crea accidente si a le impiedica sa cada si sa va imprastie obiectele pe podea.

6. Nu permite dezordinii digitale sa se acumuleze

La fel cum dezordinea fizica este stresanta pentru organizare birou, dezordinea digitala acumulata iti poate irosi atat multa energie cat si timp, mai ales atunci cand incerci sa cauti un anumit fisier. La fel cum organizati fisierele fizice in birou, trebuie sa va organizati si fisierele digitale.

Eliminati dezordinea digitala inutila de pe computer. Etichetati fisierele in mod clar in sistem si reduceti numarul de pictograme de pe ecran pentru recuperarea usoara a inregistrarilor. Mai mult decat atat, fixati post-it-uri pe ecran sau in calendar ca remindere. Aceasta tehnica de organizare a spatiului de lucru va va salva intre treizeci de minute si o ora in fiecare zi, pe care le-ati fi petrecut cautand lucruri pe computer.

7. Dezordinea pe birou face imposibila o dezinfectie in mod regulat

Pe langa faptul ca lucrati de la un birou curat, ordonat, fara dezordine, organizarea biroului face posibila o dezinfectare mai lesnicioasa a suprafetei acestuia, si in mod regulat, pentru a preveni acumularea de praf, murdarie, pete alimentare, pete de amprenta si eventuali microbi. O data pe saptamana, trebuie sa dezinfectati tastatura, telefonul, monitorul si orice alt element de pe birou pe care il puteti dezinfecta in siguranta.

Lucrul de la un birou curat, ordonat si bine organizat creste productivitatea lucratorilor cu cel putin 75%. Pe de alta parte, dezordinea de birou poate fi deprimanta si poate amana alti angajati, care sunt susceptibili, sa va considere ineficient, dezordonat si nesigur. Cu toate acestea, lucrand de la un birou curat, fara dezordine, creati o imagine de profesionalism pe care alti angajati se grabesc sa o observe si sa o laude. In plus, sunteti mai productiv atunci cand lucrati de la un birou bine organizat.