Managementul timpului: Cum sa te organizezi mai bine in noul an

Managementul timpului a ajuns sa fie considerat arta de a nu „pierde timpul”. In termeni de specialitate, managementul timpului este procesul de planificare si exercitare a controlului constient al timpului petrecut in activitati specifice, gestionarea timpului in special pentru a spori eficacitatea, eficienta si productivitatea.

Orice inceput este un prilej de organizare si reorganizare pentru a nu repeta problemele avute anterior. Dupa bilanturile de la sfarsitul de an cu siguranta vor urma noi incercari de a organiza mai bine timpul in noul an, pentru a castiga mai mult timp in activitatile ce le desfasuram, pentru ca de fapt asta inseamna gestionarea timpului sau managementul lui.

La inceput de an majoritatea oamenilor incearca sa abordeze unul sau mai multe proiecte de organizare, unele din ele fiind tangibile, precum organizarea dulapurilor sau a sertarelor, in timp ce alte astfel de proiecte se refera la organizarea timpului, nu doar din punctul de a-l economisi pentru a scapa de stres, dar pe termen lung, pentru a economisi bani, deoarece vei putea folosi timpul pentru a face lucruri pe care in mod normal le-ai face cheltuind bani din lipsa de timp.

Specialistii sustin ca proasta organizare a timpului poate provoca efecte dintre cele mai nocive, care, pe langa faptul ca afecteaza performanta la locul de munca, pot degenera in anxietate si chiar depresie.

Sfaturi despre cum sa te organizezi repede si eficient

• Asculta cu mare atentie ceea ce isi doresc oamenii de la tine si asigura-te ca ai inteles bine.
• Daca esti foarte aglomerat si nu ai cui sa delegi, lasa orgoliile si cere ajutor, ceea ce e mai bine decat sa depasesti termenul limita.
• Invata sa spui "NU” atunci cand te simti depasit. Explica-i celui care iti solicita ajutorul ca imediat ce termini ce ai de facut vei putea sa-l ajuti. Este foarte important si pentru a nu-i incurca pe cei care iti cer ajutorul.
• Noteaza-ti pe agenda ideile si cererile pe care le primesti din partea colegilor, fara a te opri din ceea ce faci, dar cand ai terminat aminteste-ti de lista creata.
• Fa-ti un „to do list" in agenda sau pe calculator, stabileste-ti prioritatile pentru perioada de timp ce urmeaza, ziua, saptamana si luna in curs.
• O data la fiecare 55 de minute ridica-te de pe scaun si plimba-te cinci minute prin birou. Este pauza pentru a te desmorti, nu este pauza de fumat.
• Tine cont ca urgenta ta nu este urgenta colegului tau si nici invers.
• Actioneaza ca sa rezolvi problemele. Nu cauta scuze.
• Asigura-te ca primesti raportul la timp, nu astepta pana in ultima clipa. Urmareste situatia din timp.
• Actioneaza si nu astepta, pentru ca cea mai proasta decizie este sa nu iei nicio decizie.

Cum sa te organizezi mai bine in noul an

Creeaza-ti un program zilnic si incearca pe cat posibil sa-l respecti. Este foarte greu daca lucrezi de acasa pentru ca timpul pare infinit. Este de preferat sa faci programul pe perioade de timp si cand ai depasit timpul sa te opresti chiar daca nu ai terminat inca ceea ce ti-ai propus. In acest fel nu vei avea sarcini care sa dureze mai mult decat ai planificat si in timp vei lucra mai eficient.

Redu-ti timpul petrecut pe social media, mai ales in perioadele in care nimic nu trebuie sa iti distraga atentia. Acest lucru poate fi deosebit de greu daca obisnuiesti sa te conectezi la retelele de socializare toata ziua. Nimic de acolo nu este atat de important incat sa-i permiti sa iti intrerupa gandirea sau capacitatea de a finaliza sarcinile. Astfel vei lucra aproape de doua ori mai repede.

Foloseste un calendar clasic, pozitionat pe birou sau pe perete, si pe care sa scrii ce ai de facut in perioada urmatoare. Scriind cu mana ta ai sansa sa iti reamintesti de cate ori vezi calendarul pe care il ai in fata, avand o idee mai buna despre ce poti si nu poti face in ceea ce priveste programarea zilelor urmatoare. Noteaza-ti intr-un loc vizibil ceea ce este important pentru tine si cand iti doresti sa se intample.

Mai bine spune „nu” daca ai o zi aglomerata si simti ca nu poti termina nici sarcinile anterioare, nu mai vorbim de altele noi. Este mult mai bine sa spui „nu” decat sa nu poti gestiona timpul si sa-i incurci pe ceilalti. Nu trebuie sa oferi scuze sau motive daca stii clar ca ti-ai evaluat corect timpul. Daca iti vine greu sa spui acest lucru la job, incearca mai intai cu familia sau cu prietenii apropiati.

Fii sincer in evaluarea timpului de indeplinire a sarcinilor. De multe ori suntem atat de ocupati incat trece mult pana sa realizam ca ne propusesem sa terminam mai demult un anumit lucru. Pentru a planifica mai bine timpul de rezolvare pentru ce ti-ai propus este bine sa setezi un cronometru inainte de a incepe, lucreaza in ritmul tau normal si calculeaza la final cat timp a luat lucrarea executata. In acest fel afli cate lucrari poti programa intr-o zi sau daca este posibil.

Incearca sa nu mai controlezi totul. Multi oameni incearca sa rezolve singuri tot ce si-au propus, chiar si atunci cand realizeaza ca nu este posibil. Nu incerca sa detii toate rolurile din piesa de teatru, mai lasa-i si pe altii sa se intrebuinteze. Daca in mod regulat ti-ai ajutat familia sau prietenii la rezolvarea diferitelor obiective, nu va fi niciun pacat sa le ceri sprijinul cand nu este suficient timp pentru a realiza lucrarile restante.

Alege un interval de timp de 15 minute pe zi, care sa fie al tau si numai al tau, in care sa nu fii nici angajat, nici parinte, nici sot sau sotie. Acela este „timpul tau” de relaxare si il meriti.

Asigura-te ca iti programezi timpul si pentru relaxare si hobby-uri. Unul dintre cele mai mari motive pentru care multi oameni resimt in timp stresul este acela ca nu isi planifica timp si pentru destindere. Asigura-te ca iti programezi timpul pentru a te relaxa, astfel incat sa iti poti reseta propriul ceas din cand in cand si a avea o eficienta mai mare in munca. Relaxeaza-te, dar nu lenevi. Gaseste-ti un hobby, dar atentie nu transforma privitul la televizor intr-un hobby, mai bine citeste o carte.