Printre miturile eficienței la birou se află la loc de frunte și metoda Kanban, pe lista noastră. Această metodă oferă un cadru simplu de gestionare care susține planificarea și prognoza chiar și într-un mediu în continuă schimbare. 

Concret, Kanban este un sistem de producție de tip „lean” care a fost dezvoltat la mijlocul secolului XX în cadrul firmei japoneze Toyota de inginerul Taiichi Ohno. Producția de tip lean este un concept de administrare a întreprinderii, care consideră crearea de valoare pentru clientul final că singura cheltuială admisibilă, restul având doar scopul de a risipi resurse și trebuie să fie eliminate. “The Toyota style is not to create results by working hard. It is a system that says there is no limit to people’s creativity. People don’t go to Toyota to ‘work’ they go there to ‘think’.”

Metoda Kanban este o metodă de gestionare și îmbunătățire a proceselor muncii intelectuale, knowledge work, apărut la începutul secolului XXI, care a fost inspirat de sistemul de producție Toyota.

Istoria Metodei Kanban, de la Toyota în birouri din întreaga lume

Pe la mijlocul secolului XX, firma Toyota neavând la dispoziție resursele financiare necesare introducerii unui sistem informatic pentru optimizarea liniilor de producție, au procedat la elaborarea unui nou sistem de mamagement ce poartă numele de Toyota Production System – TPS, și care a avut succes. 

Sistemul provine de la cel mai simplu sistem de semnalizare vizuală a stocului, o cutie goală, sistem dezvoltat pentru prima oară în fabricile Spitfire din Marea Britanie în timpul celui de-al doilea război mondial și cunoscut sub numele de "sistemul celor două coșuri". La sfârșitul anilor ′40 Toyota studiază supermarketurile cu ideea de a aplica tehnicile de depozitare ale acestora în fabrică. Se constată că în depozitele supermarketului se depozitează doar ce se așteaptă să cumpere clienții, iar clienții cumpără doar ceea ce au nevoie. Această observație i-a determinat pe cei de la Toyota să vadă un proces de producție, ca fiind un proces ce consumă din depozit. Un semnal îi spune unui furnizor să producă și să livreze un nou transport atunci când un material este consumat. Acest semnal este urmărit prin intermediul ciclului de reaprovizionare, aducând vizibilitate furnizorului, consumatorului și cumpărătorului.

În timp ce Kanban a fost introdus de Taiichi Ohno în industria prelucrătoare, David J. Anderson a fost primul care a aplicat conceptul în industria IT și în dezvoltare software în anul 2004. În 2010, în cartea sa Kanban, Anderson descrie metoda pentru a fi aplicată ca pe un proces de evoluție și schimbare graduală pentru companii, el definind concepte precum sistemelele de tragere, teoria și fluxul de așteptare.

Microsoft este prima firmă care a folosit metoda Kanban la nivel organizațional.

În prezent metoda Kanban se aplică într-o serie largă de domenii, cum ar fi resursele umane și recrutarea, marketing și vânzări, echipe de contabilitate sau audit, livrare bunuri, achiziții, contractări și execuție proiecte, echipe de manageri.

Kanban vizează atât procesul, fluxul de lucru, cât și lucrarea reală care trece prin acel proces. Scopul lui Kanban este de a identifica blocajele potențiale în timpul procesului de producție și de a le repara, astfel încât munca să poată curge prin costuri eficiente, la o viteză sau debit optim. 

Principii fundamentale ale metodologiei Kanban

Metoda Kanban urmează un set de patru principii și șase practici pentru gestionarea și îmbunătățirea fluxului în procesul de muncă. Urmând aceste principii se vor maximiza beneficiile prin îmbunătățirea fluxului de producție, reducerea timpului fiecărui ciclu și creșterea valorii, cu o mai mare previzibilitate.

• Metoda Kanban accentuează cu tărie faptul că nu se face imediat nici o modificare fluxului de lucru curent. Schimbările necesare pot apărea treptat, într-un ritm pe care echipa îl simte confortabil.

• Kanban vă încurajează să faceți mici schimbări incrementale, mai degrabă decât să faceți schimbări radicale care ar putea duce la rezistență în cadrul echipei.

• Spre deosebire de alte metode, Kanban nu impune nici o schimbare organizatorică, nefiind necesare schimbări în rolurile și funcțiile existente. Echipa va identifica în colaborare și va implementa orice schimbări necesare.

Aceste trei principii ajută echipa să depășească rezistența emoțională tipică și teama de schimbare care însoțește, de obicei, orice inițiativă de schimbare într-o organizație.

6 practici de bază ale metodei Kanban

• Vizualizarea fluxului de lucru. Puteți vizualiza împreună cu echipa activitatea curentă pe un tabel Kanban, care poate fi mai simplu sau mai elaborat în funcție de complexitatea procesului de lucru efectuat.

• Limitarea lucrărilor în curs, work in progress – WIP. Metoda Kanban se concentrează pe limitarea volumului sarcinilor în curs de execuție și încurajarea echipei să finalizeze munca înainte de a începe o nouă activitate. De obicei, multe echipe încep cu o limită WIP de 1 până la 1,5 ori mai mare decât numărul de persoane care lucrează într-o anumită etapă.

• Gestionarea fluxului de producție. Sistemul Kanban vă ajută să gestionați fluxul prin evidențierea diferitelor etape ale fluxului de lucru și a stării lucrărilor fiecărei etape. În funcție de cât de bine este definit fluxul de lucru și de limitele WIP, veți observa fie un flux neted în cadrul limitelor WIP, fie o blocare a acestui flux. Kanban ajută echipa să analizeze sistemul și să facă ajustări pentru a îmbunătăți fluxul, a reduce timpul necesar pentru a finaliza fiecare lucrare și a rezolva / elimina blocajele prin examinarea etapelor intermediare de așteptare.

• Explică procesele mai clar. Este logic să definiți în mod explicit politicile, regulile sau liniile clare pentru modul în care se desfășoară un anumit proces, o listă de verificare a pașilor care trebuie făcuți pentru fiecare tip de articol de lucru, criterii de intrare-ieșire pentru fiecare coloană sau orice altceva care ajută membrii echipei să gestioneze fluxul de lucru.

• Implementează ciclurile de feedback. Ideea de a primi feedback, mai ales dacă vă aflați pe o pistă greșită cu munca, este crucial pentru a corecta procesul și a salva în final produsul sau serviciul către client în cel mai scurt timp posibil.

• Îmbunătățește colaborarea și munca în echipă folosind metoda teoretică. O simulare a condițiilor de desfășurare a procesului, poate duce la rezultate ce pot fi implementate în realitate sau nu, scopul principal fiind îmbunătățirea continuă a sistemului.

Cuvântul „kan” înseamnă etichetă, iar „ban” inseamnă singur, unic, de unde se poate traduce kanban ca „o singură afișare”, „panou pentru afișare” sau pur și simplu tablă de scris, tabelul kanban fiind elementul cheie folosit de cei ce utilizează metoda.

Procesele de lucru se divizează în faze de lucru delimitate foarte clar și reprezentate prin coloane ale tabelului.

Cel mai simplu tabel Kanban este un tabel cu trei coloane, de la stânga la dreapta, „De facut”, „În lucru” și „Executate”.

Pe măsură ce sarcinile avansează în cadrul procesului de lucru, etichetele sunt mutate dintr-o coloană în alta, dinspre stânga spre dreapta. Acesta este conceptul de bază al metodei și poartă numele de „flow” sau curgere.

De obicei coloana cea mai din stânga conține sarcinile noi sau la care încă nu se lucrează, iar coloana cea mai din dreapta conține sarcinile deja finalizate.

Foarte importantă în această metodă este clarificarea regulilor, adică ce se înțelege prin finalizarea unei sarcini și respectiv în ce condiții se trece o sarcină dintr-o coloană în alta și apoi se completează cu numărul sarcinilor ce se află efectiv pe fiecare coloană. Coloanele la care nu se lucrează se numesc cozi de așteptare și sunt zone tampon pentru sarcinile ce trebuie să treacă de la o persoană la alta. O coadă de așteptare care cuprinde mai mult de 4-5 sarcini semnalizează strangulări sau blocaje în sistem, probleme la care este necesar să se lucreze. 

Beneficiile Metodei Kanban

• Reducea inventarului, deoarece livrarea se face doar când este nevoie, stocul este mereu minim într-un spațiu de depozitare minim.

• Reducerea deşeurilor şi rebuturilor, deoarece se produce doar la nevoie.

• Flexibilitatea în producție vine de la stocul mic existent și schimbarea rapidă a liniei de producție.

• Creșterea producției se datorează controlului continuu a procesului și al timpilor de producție.

• Reducerea costului total vine ca un rezultat al avantajelor de mai sus.

Limitele metodei Kanban

• Ideal pentru producţii de serii mari şi de masă cu o varietate mică de repere.

• Vulnerabil la fluctuaţiile cererii.

• Vulnerabil la schimbarea proceselor de producţie şi la eventualele defectări ale utilajelor.

• Ineficient în cazul comenzilor neregulate sau la rezolvarea unor comenzi speciale, neprevăzute.

• Vulnerabil la lipsa de stocuri de materii prime şi la schimbarea timpului de livrare a acestora.

Poți afla și despre alte mituri ale eficienței care circulă prin birouri pe blogul nostru. Stay close!