Mituri ale eficienței la birou: Tehnica Pomodoro

„Nu am timp” a devenit un fel de motto al timpurilor noastre. Ne stau la dispoziție atâtea experiențe frumoase, pentru a fi savurate dar real sau nu suntem victimele lipsei de timp, de fapt nu suntem capabili să ne eficientizăm timpul pentru a scăpa de această frică.

Managementul timpului

Managementul timpului este procesul de planificare și exercitare a controlului conștient asupra timpului petrecut pe activități specifice, în special pentru creșterea eficienței și a productivității. Această planificare implică o jonglerie cu diferitele cereri făcute unei persoane, care au legătură cu munca, viața socială, familia, hobby-urile, interesele și angajamentele personale, toate îndesate în 24 de ore.

Un sistem de gestionare a timpului este o combinație proiectată de procese, instrumente, tehnici și metode. Gestionarea timpului este, de obicei, o necesitate în orice moment de dezvoltare a proiectului, deoarece determină timpul și domeniul de realizare al acestuia.

Gestionarea timpului are la bază:

• Crearea unui mediu eficient.

• Stabilirea priorităților.

• Prioritizarea activităților.

• Minimizarea timpului petrecut pe non-priorități.

• Stimulente pentru a asigura respectarea termenelor limită.

Tehnica Pomodoro - mit sau soluție eficientă de management al timpului?

Tehnica Pomodoro este o metodă de gestionare a timpului, dezvoltată de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980. Tehnica folosește un timer pentru a descompune munca în intervale. Aceste intervale sunt numite „pomodoros”, plural englezit al cuvântului italian „pomodoro” care înseamnă roșie sau tomată, după timerul de bucătărie în formă de roșie pe care Cirillo l-a folosit ca student universitar.

Tehnica Pomodoro este un sistem de time management care îţi propune să iei lucrurile pe rând şi să împarţi activităţile pe care le ai de îndepinit în „felii” de lucru de 25 de minute, între care să intercalezi pauze de 5 minute.

Pomodoro tradițional, 5 minute pauză după 25 minute de muncă

Tehnica Pomodoro se bazează pe principiul că, atunci când lucrăm mult, pauzele scurte și dese pot îmbunătăți capacitățile mentale, presupunând spargerea intervalului de lucru pentru rezolvarea unei sarcini în perioade de câte 25 de minute, urmate de pauze scurte.

Pe scurt, metoda se realizează în 5 pași:

• Se alege o sarcină, un task, pe care vrei să-l rezolvi. Va fi unul singur.

• Setează un timer să sune după 25 de minute, poţi folosi și telefonul mobil.

• Timp de 25 de minute, lucrează la lucrarea ta, taskul tău, fără să faci nimic altceva. Atenție, fără Facebook, chat cu prietenii sau discuţii la telefon. Nu te lăsa întrerupt. Dacă îţi aminteşti că ai ceva important de făcut şi nu vrei să uiţi, notează pe o foaie de hârtie, dar păstrează-ţi focusul pe task.

• Când sună alarma, ia o pauză de 5 minute în care să te relaxezi. Poţi să citeşti un articol scurt, să bei ceva bun sau doar să te întinzi. Important e să te deconectezi de la lucru.

• După patru „secvenţe” de muncă, de 25 + 5 minute fiecare, ia o pauză mai mare de 20-30 de minute.

Împarte-ți timpul în „pomodoros”

Metoda pornește de la împărțirea timpului în mai multe intervale = „pomodoros”, în care te focalizezi pe o singură sarcină. În loc să lucrezi la raport, să arunci un ochi pe email, să dai rapid câteva telefoane la clienți și eventual să vezi pe messenger ce mai face partenerul de viață, te concentrezi să faci un singur lucru într-un interval de timp definit. În aceste interval de timp realizezi un singur lucru, termini raportul, sau scrii un articol, sau dai telefoane la clienți. Nu faci nimic altceva în paralel. Și nu lași nimic să te distragă de la ceea ce faci.

Inventatorul metodei a susținut, în cartea dedicată tehnici ”Pomodoro”, că, în cazul în care sunteți întrerupți din aplicarea metodei, fie amânați noua sarcină până la terminarea intervalului de 25 de minute, fie abandonați ”setul”.

Dacă estimarea unei activități este mai mare de 6 „pomodoros” înseamnă că activitatea este prea complexă și ea trebuie împărțită în mai multe activități.

Etapele

• Planificarea se face mereu la începutul zile, poate pregătești agenda chiar cu o seară înainte, decizând asupra activităților ce trebuiesc rezolvate.

• Urmărirea și înregistrarea se face pe parcursul zilei, notând lucrurile care au mers bine și care nu au mers bine, scopul acestei etape fiind de a-ți înbunătăți performanțele și eficiența.

• Procesarea înseamnă transformarea „înregistărilor” din etapa precedentă în informație.

• Vizualizarea înseamnă să analizezi la sfârșitul fiecărei zile ceea ce ai făcut bine sau rău în acea zi, pentru a evita în zilele următoare să mai repeți greșeala.

Câteva mici trucuri

• Trebuie să notezi pe o foaie, să zicem „Activități generale” toate lucrurile pe care dorești să le faci, pe termen lung sau scurt.

• Trebuie să notezi în „Activități zilnice” tot cea ce vrei să faci în ziua respectivă. În dreptul activității trebuie să notezi și de cît timp estimezi că ai nevoie pentru îndeplinirea ei, „spărgând” în mai multe pomodoros.

Când te ajută această tehnică

• Când ai de rezolvat un proiect mai mare și vrei să fii rapid și eficient.

• Când ai tot felul de sarcini de făcut care ți se par super grele și le amâni.

• Când vrei să completezi proiecte într-un mod eficient și distractiv.

Beneficii

• Diminuarea anxietăţii.

• Îmbunătăţirea concentrării prin eliminarea întreruperilor, externe sau interne.

• Creşterea atenţiei în luarea deciziilor.

• Creşterea motivaţiei şi determinării în atingerea scopului.

• Definirea procesului de estimare a timpului necesar unei activităţi.

Tehnica Pomodoro e una potrivită mai ales celor care pot funcționa sub presiunea unui deadline foarte strâns. Dar cine știe, ar putea să încurajeze și o persoană mai dezorganizată să reducă din haos. Ai încerca această metodă?