Obiecte de birou in care merita sa investesti acum ca lucrezi de acasa

In functie de jobul pe care il ai de sustinut, organizarea biroului de acasa nu trebuie sa fie un lucru care sa dea batai de cap. Dupa gasirea spatiului si incadrarea mobilierului necesar, este necesara achizitionarea produselor de papetarie si birotica pentru o buna dotare si organizare. Se stie ca nu toate gadgeturile de birou sunt utile, de aceea trebuie sa cantaresti foarte bine achizitiile, pentru ca in acest fel vei face nu numai economie resurselor financiare dar si spatiului nu foarte larg.

Imprimanta, distrugator de documente sau laminator, pentru a sti daca avem sau nu nevoie de anumite masini de birou trebuie sa stim ce functii au si cum le poti folosi corespunzator.

Ce este un distrugator de documente?

Un distrugator de documente sau cum mai este cunoscut si ca tocator de documente, este un dispozitiv folosit pentru a marunti documente, mai ales pe cele confidentiale sau sensibile, in particule care nu pot fi citite. Distrugatoarele maruntesc hartia cu un set de lame rotative ascutite conduse de un motor electric. Depinde de tipul lamelor rotative cat de mici vor deveni particulele de hartie. Un distrugator de documente poate transforma hartia in benzi sau in particule minuscule care arata ca niste confetti.

Cel mai important motiv pentru achizitionarea unui distrugator de documente pentru uz personal sau de birou este evitarea furtului de identitate. Documentele de hartie pot contine informatii personale cum ar fi numele, adresa sau chiar detaliile contului bancar. Aceste date pot fi folosite pentru a va fura identitatea si a comite o frauda.

Asadar, inainte de a arunca documente sensibile, cu informatii importante, in cosul de reciclare, este recomandat sa maruntiti documentele si apoi sa le reciclati. Acasa aveti extrasele de cont bancar, facturi, polite de asigurare, chitante, declaratii fiscale. Verificati inainte de a le distruge daca nu mai aveti nevoie de acel document, acest lucru este important mai ales in cazul documentelor fiscale.

Un distrugator de documente nu este folosit doar pentru a distruge documente personale. Companiile din intreaga lume detin informatii ale angajatilor si date despre companii partenere. De cele mai multe ori, aceste informatii sunt tiparite pe documente din hartie. Ganditi-va la facturi, documente de asigurare, liste de clienti si asa mai departe.

Companiile trebuie sa aiba grija de eliminarea in siguranta a acestor documente pe hartie. Documentele de hartie sunt peste tot in birouri. Pentru a preveni pierderea informatiilor confidentiale, se recomanda sa urmati o politica de distrugere a hartiei in companie, aceasta politica inseamna ca fiecare document va fi maruntit inainte de a fi aruncat.

Distrugatoarele lucreaza cu trei tipuri de taieri:

• Taietura in fasii, strip cut, nivel scazut de securitate, cam 39 fasii dintr-un document A4,
• Taietura incrucisata, cross cut, nivel mediu de securitate, cam 400 particule dintr-o pagina A4,
• Taietura micro, micro cut, nivel ridicat de securitate, cam 3700 particole dintr-un document A4.

In functie de nivelul de securitate dorit pentru distrugatorul pe care il vom achizitiona mai trebuie sa tinem seama si de capacitatea la care va fi folosit, pentru ca avem distrugatoare pentru cei ce le folosesc rar, pentru birouri mici ce distrug 200 – 300 coli/zi, birouri medii unde se distrug 1000 – 2000 coli/zi sau departamente unde se distrug documente nelimitat, pentru ca si de acest aspect este influentat pretul. Este sigur ca va fi vorba de una din primele doua situatii.

Foarte important este de avut in vedere daca distrugatorul poate taia si capsele care prind hartiile, pentru ca daca nu poate taia asa ceva riscam stricarea cutitelor. Unele distrugatoare au posibilitatea de a taia CD/DVD sau chiar carduri bancare. De luat in seama este si nivelul de zgomot.

Cum alegem un laminator de documente?

Documente mai importante sau chiar fotografiile se pot pastra pentru mai mult timp folosind un aparat de laminat care protejeaza hartia prin plastifiere intre doua straturi de material plastic. Chiar daca tendinta de digitalizare si arhivare a documentelor este evidenta, exista acte care trebuiesc pastrate in format fizic. Pentru ca necesita o atentie deosebita pentru a nu se deteriora in timpul manipularii si pastrarii, hartia poate fi protejata prin laminare, pas urmat apoi de o indosariere corespunzatoare.

Un aparat de laminat este considerat azi un accesoriu de birotica foarte util, plastifierea insemnand lipirea hartiei intre doua coperti subtiri de plastic folosind caldura, presiune si adeziv pentru fixare permanenta sau semipermanenta. Plasticul este mai rezistent ca hartia, fie ca vorbim de indoire, zgariere, rupere sau pastrarea indelungata a culorilor. Modul de functionare a unui aparat de laminat este foarte simplu, se introduce printr-o fanta documentul plasat intre doua folii de plastic, tratate pe partea dinspre interiorul hartiei cu un strat adeziv ce este activat in contact cu doua sau mai multe role incalzite, care apasa cu presiune. 

In functie de modalitatea de fixare a filmului de laminare pe hartie si de tipul consumabilelor folosite pentru birou, adica format A3, A4 sau mai mic, exista aparate de laminat documente la cald si cu laminare la rece, pentru documentele ce nu suporta tratament termic. Un aparat de laminat la cald foloseste role de antrenare care se incalzesc in prealabil la temperatura ceruta de grosimea filmului de laminare si laminarea are caracter permanent. Aparatul cu laminare la rece foloseste o folie speciala al carui adeziv se activeaza la presiune, rezultatul fiind uneori semi permanent, functie de folia utilizata, adica vei putea desface folia protectoare pentru a avea acces la documentul original. Destul de des se intalnesc si modele hibrid, care pot lamina si la cald si la rece.

La alegerea unui aparat de laminat documente trebuie sa tinem seama de formatul maxim de hartie pe care o vom lamina, de grosimea maxima a placii laminate, adica cele doua straturi de plastic plus hartia de la mijloc, grosimea filmului de laminare, viteza de laminare, timpul si numarul rolelor de incalzire. Toate acestea vor face diferenta de investitie, trebuind sa fii atent la pretul laminatorului dar si al consumabilelor, care de multe ori pot creste substantial pretul documentului laminat.

Cum alegem imprimanta pentru biroul de acasa?

Pentru a alege imprimanta biroului de acasa trebuie sa stabilim foarte clar de ce avem nevoie. Poate fi o imprimanta color cu posibilitatea sa tipareasca folosind culorile de baza cyan, magenta, galben si negru, prin amestecarea carora in diferite proportii obtin toata paleta de culori sau una monocroma care tipareste numai in negru pe alb. Trebuie sa stabilim si tehnologia imprimarii, care produce si ea diferente pentru bugetul alocat.

Imprimanta inkjet foloseste la scriere picaturi fine de cerneala generate de un cap cu duze, primul comandat pe principiul termic, ce foloseste microrezistente amplasate pe capetele de printare, si un al doilea fiind principiul imprimarii cu picaturi comandate piezoelectronic. Imprimanta inkjet este de dimensiuni mai mici, recomandata pentru fotografii sau imagini de o calitate superioara, pentru ca pot reproduce mai multe culori decat imprimantele laser, avand si pretul mai mic ca acestea.

Printre dezjavantaje se numara capacitatea mica de alimentare cu hartie, faptul ca sunt mari consumatoare de cerneala si au viteza de tiparire mai mica decat la cele laser, care sunt mult mai rapide. Imprimanta inkjet poate avea mai nou cartus reincarcabil sau sistem CISS, sistem de alimentare continua cu cerneala, ceea ce reduce mult costurile.

Imprimanta laser are la baza principiul electricitatii statice, respectiv aplicarea sarcinii electrice pe un obiect izolat, fenomenul fiind exploatat ca un lipici temporar. Trecerea ulterioara a hartiei prin fuser, ca un cuptor, ale carui role incalzite preseaza, topeste si realizeaza astfel lipirea de fibrele hartiei. Imprimanta laser poate imprima un volum mai mare de pagini folosind acelasi cartus, avand si un spatiu de stocare a foilor mai incapator. Capacitatea imprimantei de a tipari fotografii este slaba, insa cand vine vorba despre pagini cu text, sunt o alegere excelenta. O imprimanta laser are de obicei un pret mai mare decat una inkjet, dar costurile de exploatare compenseaza diferenta de pret.

Pentru biroul de acasa trebuie sa subliniem ca o imprimanta multifunctionala ofera posibilitatea de a tipari, scana si copia pagini, cat si posibilitatea de a trimite faxuri. Totodata pentru comoditate, daca langa birou nu este suficient loc pentru plasarea imprimantei va puteti gandi la o imprimanta cu conectivitate wireless.