Organizarea biroului de acasa: cum scapi de aglomeratia de acte din casa

Daca in ultima luna ai pierdut zeci de minute cautand un document, cu siguranta ai nevoie de o organizare eficienta a biroului de acasa pentru a face o ordonare a tuturor actelor. Te poti inspira din ceea ce ai la job, de exemplu poti folosi organizatoare de birou sau bibliorafturi pentru acte sau suporturi si tavite de documente pentru diverse hartii.

Un biblioraft cu toate documentele puse in ordine este tot ce doresti daca ai nefericirea ca ultima achizitie de acum cateva luni sa se strice si sa ai nevoie de garantia si bonul de casa printre hartiile imprastiate prin casa si sertare. Dupa o ora de cautari, speranta se transformă în frustrare atat de mare incat sa iei hotararea de organizare a biroului, pentru a scapa de aglomeratia actelor din casa si a le aranja asa cum este nevoie.

De ce avem nevoie pentru organizarea actelor din casa

Scopul final al acestei operatiuni este de organizare a tuturor actelor necesare in folii de protectie A4, asezate la randul lor in dosare etichetate, care in cele din urma pot fi stranse in unul sau doua bibliorafturi, la randul lor A4, care pot sta intr-un raft sau un dulap foarte accesibil, unde se pot cauta actele vechi atunci cand este nevoie de ele dar se pot adauga in ordine alte acte noi, ori de cate ori apar.

O alta varianta, mai scumpa si poate care are nevoie de mai mult spatiu de depozitare, poate fi cea in care documentele de acelasi fel pot fi puse in caiete mecanice tot A4, al caror cotor este de asemenea etichetat pentru a intelege usor continutul.

In oricare varianta am vrea sa organizam actele din casa un pachet de folii de protectie A4 este necesar. Folosim aceste folii pentru a nu indosaria direct documentul si pentru a-l proteja de eventuale accidente si degradare. Mai avem nevoie de dosare cu sina din plastic, ce pot fi etichetate sau dosare din carton. Toate acestea se vor plasa in bibliorafturi in nuante diferite pentru a organiza documentele pe categorii.

Trucuri eficiente in organizarea biroului de acasa

Chiar daca acasa avem tendinta de a pune documentele in diverse sertare in speranta ca sunt in siguranta si ca vei stii mereu de unde le iei, cea mai buna solutie ar fi sa iti rezervi timp in organizarea biroului de la bun inceput, deoarece in timp se aduna foarte multe acte al caror loc cu greu il vei retine.

Aduna toate documentele din casa. Primul lucru care trebuie facut este eliberarea tuturor locurilor din casa in care ai putut „ascunde” acte. Cauta in toate sertarele posibile, pentru ca daca te-ai ocupat de acest proces trebuie sa fie cu folos. Fa chiar si o rememorare a evenimentelor ultimilor ani pentru a incerca sa gasesti toate actele posibile.

Fa o lista cu toate categoriile in care vei imparti actele. Imagineaza o lista cu posibilele categorii in care sa imparti documentele, pentru ca atunci cand le vei imparti pe categorii sa fie usor si logic de gasit in aceasta incadrare.

Dupa aceasta logica ar trebui sa ai categoriile urmatoare:

Documente urgente de care trebuie sa te ocupi periodic, documente care implica o actiune din partea ta si un termen limita in care trebuie rezolvata problema.

• Avem aici facturi neplatite, declaratii ANAF, inscriere la facultate sau la alte cursuri etc.
• Documente importante precum Certificat de nastere, Diplome, Pasapoarte etc.
• Documente care se reinnoiesc periodic precum asigurari, contracte.
• Documente medicale din grupul analizelor, retetelor, radiografiilor sau internari/ externari.
• Facturi, Chitante, Bonuri. In plus, tot aici isi gasesc locul si ocazionalele garantii si certificatele de autenticitate.
• Acte business unde sunt informatii despre CUI si diverse alte acte ce tin de firma. Daca nu se aplica la tine poti pune aici tot ce tine de istoricul carierei tale precum CV, contractul de anagajare, acte aditionale sau documente referitoare de taxe.

Pune hartiile urgente intr-o tava de documente pe care sa o tii la indemana pe birou. Poti pune acolo toate facturile urgente sau documentele in legatura cu care trebuie sa faci ceva cat de curand si va fi mult mai usor sa te ocupi de ele in timp util. Daca vrei sa fii extra silitor, pune cate un post-it pe fiecare dintre aceste documente si scrie data pana la care trebuie rezolvate si diferite observatii.

Arunca hartiile care nu mai sunt de folos. Dupa ce ai impartit toate actele in categoriile relevante pentru tine si ai organizat cu prioritate documentele cele mai urgente, arunca tot ce nu merita pastrat, cum sunt bonul de la magazin sau cataloagele primite acum trei luni de la diferiti comercianti.

Creeaza un vas sau un cos la indemana pentru centralizarea bonurilor. La intrarea in casa, mai ales cand vii de la cumparaturi se aduna o colectie importanta de bonuri prin buzunare, care de cele mai multe ori ajung pe masuta de cafea sau pe blatul din bucatarie. De cele mai multe ori nu avem timpul sau cheful necesar pentru a le sorta pe moment, asa ca ramanem cu un amestec de bonuri pe care este bine sa le pastram si bonuri pe care mai bine le aruncam din prima. Tocmai din acest motiv e bine sa le tinem pe toate in acelasi loc pana vom gasi timp sa le sortam.

Introdu fiecare categorie de acte in dosarul ei. Se vor aseza documentele in ordine invers cronologica, de la cele mai vechi la cele mai noi, astfel ca deasupra sa fie cele mai recente. Este important sa treci acest pas initial si sa creezi un sistem de sortare, care poate fi modificat si imbunatatit pe parcurs.

Eticheteaza dosarele si bibliorafturile. Dosarele care contin documente ce sunt rar accesate vor fi introduse in bibliorafturi etichetate. Eticheta de pe biblioraft ar trebui sa spuna dintr-o privire ce se afla inauntru. Este usor si practic ca sa stii despre continutul biblioraftului pentru a gasi repede actul cautat.

Gaseste locul potrivit in care sa pui bibliorafturile. Acesta ar trebui sa fie un loc in care sa le ai la vedere, dar care sa nu te incurce in activitatile zilnice, ideal ar fi un raft din biblioteca.

Pentru cei extra prevazatori sfatul ar fi sa faceti copii dupa cele mai importante documente din biroul de acasa, iar pentru originale sa fie achizitionata o cutie rezistenta la incendii si inundatii. Actele sunt sunt o grija suplimentara pentru cineva care apreciaza ordinea si tine la organizarea biroului, pentru ca necesita o o disciplina cultivata zilnic pentru a pastra ordinea lor. Primul pas este mai greu, odata ce ai organizat totul este mult mai usor sa ai o idee clara despre ce documente ai si unde le gasesti atunci cand ai nevoie. Cu siguranta te vei simti mult mai bine odata ce ai toate actele organizate!