Organizarea documentelor de acasa dupa principiile celebrei Marie Kondo

Ordonarea hartiilor se potriveste de minune cu organizarea documentelor de acasa. Biroul curat cu hartii imprastiate pe el, nu exista. Chiar daca noi ne mintim ca stim sa ne miscam prin haosul pe care il cream, sa ne gandim un pic cat si cum ii incurcam pe cei din jurul nostru.

In ultimul timp se vorbeste foarte mult si cu entuziasm despre Marie Kondo si extraordinara ei metoda de a face organizarea casei si de a pastra doar lucrurile care iti aduc bucurie.

Ce este metoda KonMari?

Marie Kondo este o japoneza care si-a dedicat aproape jumatate din viata cautand metode eficiente de organizarea casei. Marie Kondo propune o metoda de impachetare, depozitare si ordonare a lucrurilor care se numeste dupa numele sau KonMari. Metoda KonMari este o abordare minimalista pentru a sorta lucrurile in functie de categoria lor, in loc sa iei la rand fiecare camera. Teoretic, metoda KonMari presupune o schimbare de mentalitate, „Sa iti faci ordine in casa, inseamna sa iti pui viata in ordine''.

Metoda KonMari imparte casa in 5 zone si propune organizarea acestor zone pe rand. A treia astfel de zona a casei este reprezentata de „documente, acte si hartii”. Aici se vor pastra numai hartiile necesare si se va face organizarea documentelor urmata de arhivare dosare.

Pune hartiile la locul lor

Regula generala, cand vorbim despre hartii, adica despre organizarea documentelor, este ca cel mai bine ar fi sa renunti la toate. Este doar un fel de a vorbi, pentru ca desigur, nu trebuie sa eliminam complet hartiile, dar avem nevoie de foarte multa hotarare pentru a alege doar ce este absolut necesar si pentru a renunta la restul.

Chiar daca hartia pare foarte subtire de multe ori ne agatam de ea fara sa ne gandim cu adevarat. Cu cat acumulam mai multe, cu atat este mai grea organizarea documentelor si totodata este nevoie de mai mult timp pentru a gasi un anumit document pe care il cautam.

‎Incepeti prin a aduna toate hartiile intr-un singur loc si uitati-va la fiecare. Chiar si hartiile care sunt in plicuri trebuie scoase si verificate pagina cu pagina, in cazul in care pliantele publicitare sau alte materiale nedorite sunt amestecate cu acestea.‎ ‎Poate fi util sa sortati hartiile pe categorii in timp ce rasfoiti continutul. Documentele pot fi impartite in trei categorii: in asteptare, salvate pentru ca trebuie si salvate pentru ca doriti.‎

Categoria in asteptare include documente care necesita un fel de actiune, cum sunt facturile restante. Se recomanda sa le stocati pe toate acestea intr-o singura cutie, in ordinea cronologica a venirii pana cand vor fi rezolvate. Astfel, nu se vor amesteca cu documente din alte categorii.‎

‎‎‎Hartiile pe care trebuie sa le salvam vor fi examinate in continuare‎‎. Sortati-le dupa categorie si puneti-le intr-un dulap sau in dosare pe un raft. Daca nu trebuie sa pastrati originalele, le puteti scana si stoca electronic. In acest caz, in loc sa le scanati pe masura ce sortati, este mai eficient sa le puneti intr-o gramada „pentru a fi scanate mai tarziu” si sa faceti scanarea dintr-o data.‎

‎Lucrarile pe care doriti sa le salvati din alte motive sunt ultima categorie. Acestea pot include documente pe care doriti sa le pastrati ca referinta sau cele care va starnesc de fapt bucurie. Dar, pentru ca revenirea este o problema comuna atunci cand oamenii se agata de lucruri „doar pentru ca”, tineti cont de faptul ca regula de baza pentru documente este de a le arunca pe toate.‎

Teoretic cand trebuie sa te decizi daca sa pastrezi un document sau nu, trebuie raspuns la intrebari de genul „Cand ai nevoie de acest document?”, „Cat timp ai avut nevoie de acest document?”, „Cat de des ai nevoie de acest document?”, „Puteti gasi acelasi continut pe internet?”, „Ati salvat documentul de pe computer?”. Pentru a te hotari mai repede gandeste-te ca tocmai a intrat seful in biroul tau si te-a anuntat ca toate hartiile tale intra la ghilotina. Tu ce-ai face? Pe care te-ai chinui sa le salvezi?‎

Crearea de categorii

In cazul documentelor, metoda KonMari recomanda separarea acestora in hartii de pastrat si hartii de care trebuie sa ne ocupam, precum facturi, formulare, scrisori etc. si apoi, le impartim in 3 categorii:

- Documente de uz curent, gen facturi, cereri, etc.

- Documente necesare pentru o perioada limitata de timp, gen garantii, asigurari etc.

- Documente ce trebuie pastrate pe o perioada nedefinita, ca certificate de nastere/casatorie, diplome, titluri de proprietate etc.

Ce documente sa pastrezi pentru a nu regreta niciodata ce-ai aruncat

‎Atata timp cat urmezi regulile de depozitarea documentelor, nu te vei mai intoarce niciodata in dezordinea hartiilor.‎

- ‎Clasificati fiecare hartie pana la ultima foaie.‎ Incepeti prin sortarea documentelor in categorii clare, cum ar fi prezentari, propuneri de proiecte, rapoarte si facturi. Acum este momentul pentru a clasifica documentele intr-un mod care va va face viata mai usoara.‎

- Depozitati documentele in pozitie verticala.‎ ‎Pentru o eficienta optima, este esential sa depozitati documentele intr-un sistem de fisiere suspendate. Puneti fiecare categorie de documente intr-un dosar separat si depozitati-le intr-un dulap de depunere sau in pozitie verticala intr-o cutie de depozitare plasata pe un raft. Stocarea lor in acest fel va ajuta sa vedeti cat de multe documente aveti.

- Faceti o caseta cu documente in asteptare. ‎Pastreaza-le doar pe cele de care ai nevoie, pentru a te ocupa de ele in acea zi. Dupa ce ati procesat documentele in asteptare, aruncati-le pe cele care nu trebuie pastrate.‎

‎- Dupa ce ati sortat documentele si ati decis impartirea pe categorii, uitati-va la spatiul de lucru si determinati cantitatea maxima de spatiu pe care o aveti la dispozitie pentru stocarea documentelor. Cand depasiti aceasta ‎‎capacitate de depozitare, ‎‎hartiile vor incepe sa se reverse. Este semnalul ca iar trebuie sa reexaminati documentele stranse intre timp. Acest lucru va deveni o verificare in mod regulat, dar cu siguranta asa va veti putea pastra actele ordonate in orice moment.‎

- Organizarea documentelor și arhivare dosare trebuie sa fie facute ca o ordine numerica, alfabetica, tematica, in functie de marime si/sau cromatica. La fel de bine poate fi una dintre aceste variante ori combinatii intre ele. De pilda, in dosarul mare, rosu, pastram tot ce este de rezolvat cu celeritate, facturi, raspunsuri la solicitari etc. Sau arhiva actelor anului precedent, care este triata si bine pusa la punct, poate sta in dosare numerotate ori cu etichete cu luni si coperti verzi, o culoare asociata cu permisiunea sau altfel spus „sunt bune de folosit”.