Produsele de arhivare: cum le folosești pentru cele mai bune rezultate
30.08.2022 in Biroul Super-ProductivFie că este la început de drum, fie că are deja vechime pe piață, nu există firmă care să nu aibă nevoie de produse de arhivare. Deși suntem în plină eră digitală, arhivarea fizică este încă metoda de bază pentru multe companii. Dar atunci când sertarele birourilor sunt pline ochi cu tot felul de acte, știi că este momentul să faci o schimbare. Ai nevoie de soluții care să te ajute să păstrezi echilibrul în spațiul office.
Pe măsură ce activitatea business-ului se intensifică, arhivarea fizică a actelor devine o adevărată provocare. Primul pas pe care trebuie să îl faci este să dai comandă de produse de arhivare și să aranjezi contractele, facturile și formularele tipizate astfel încât să câștigi spațiu prețios, iar biroul să arate aerisit și elegant.
Iată cum poți să folosești produsele de arhivare pentru a obține cele mai bune rezultate.
Produsele de arhivare susțin amenajarea inteligentă a biroului
Cea mai simplă și eficientă soluție pentru organizarea actelor constă în cutiile de arhivare. Nu numai că mențin documentele în ordine și siguranță, ci susțin și o utilizare inteligentă a spațiului office. Spre exemplu, o cutie de depozitare cu capac și mânere este excelentă pentru optimizarea spațiului. Poți păstra în ea bibliorafturi, dosare, documente și orice alt tip de obiecte pe care nu le folosești frecvent. Este ușor de transportat grație mânerelor rezistente. În plus, pentru a obține maxim din spațiul de depozitare, așază cutiile unele peste altele. Nu îți face griji, actele sunt în siguranță în interior deoarece capacul are o rezistență sporită.
Poți obține rezultate și mai bune în utilizarea cutiilor de arhivare dacă le etichetezi pentru o identificare ușoară. Organizarea pe categorii (ani, tip de acte, termene limită, etc) se va dovedi extrem de utilă. De acum va fi floare la ureche să găsești exact actele de care ai nevoie în timp record.
Creează noi locuri de depozitare cu ajutorul produselor de arhivare
Dacă biroul pare sufocat de tot felul de acte, este momentul să creezi noi locuri de depozitare, iar optimizarea pe verticală te va încânta. Investește în suporturi pentru bibliorafturi - nu ocupă mult spațiu, sunt încăpătoare și permit o căutare rapidă. Fiecare nivel se rotește individual și este prevăzut cu separatoare care se pot muta la ce distanță vrei. Înălțimea fiecărui nivel și înălțimea dintre niveluri poate fi schimbată în funcție de formatul bibliorafturilor. Capacitatea maximă este de aproximativ 24 bibliorafturi pe nivel, astfel că vei avea mai mult spațiu la dispoziție pentru a aranja documentele office.
Folosește bibliorafturi colorate pentru fiecare categorie de document
Dacă te-ai săturat să cauți minute în șir facturile ori contractele de care ai nevoie, îți va prinde bine următoarea soluție practică. Tot ce trebuie să faci este să dai comandă de mai multe bibliorafturi colorate. Fiecare nuanță va fi asociată unui anumit tip de act. Spre exemplu, roșu va fi pentru activitățile care nu suferă amânare, verde pentru facturile achitate, albastru pentru contracte și tot așa până aranjezi totul în ordine cromatică.
Indiferent pentru ce culori optezi, asigură-te că mărimea bibliorafturilor o depășește pe cea a documentelor îndosariate. În cazul în care colegii tăi nu se descurcă cu noile tale criterii de diferențiere, poți să folosești suplimentar și markere colorate pentru a descrie conținutul bibliorafturilor.
Descoperă noi soluții de arhivare
Ai epuizat deja toate variantele oferite mai sus și biroul tău încă nu este organizat perfect? Te invităm să descoperi noi soluții de arhivare: suporturi pentru dosare suspendate.
Aceste produse de arhivare sunt perfecte pentru organizarea și păstrarea la îndemână a dosarelor suspendate. Cutiile au mânere pe ambele părți, astfel că pot fi transportate cu ușurință, iar capacitatea de stocare este de până la 15 dosare suspendate.
Trebuie să știi despre căruciorul pentru dosare suspendate că este echipat cu 4 roți, 2 blocabile pentru stabilitate în timpul utilizării. Produsul are o capacitate de stocare de până la 80 dosare suspendate. Acesta ajută la evitarea riscului de pierdere a actelor și asigură un acces rapid la acestea.
Din fericire, există o gamă diversificată de produse de arhivare din care poți să alegi în funcție de nevoile tale.
Sursa foto: Unsplash.com