Tăvițe pentru documente sau aplicații mobile? Opțiuni vechi și noi pentru organizarea biroului

Știi când e cel mai ușor să te reorganizezi? După un concediu - sigur foarte puține lucruri îți mai sunt pe plac la reîntoarcerea la birou și le observi mai ușor. Nu este chiar sezonul potrivit, dar poate fi un prilej excelent pentru puțină curățenie și mai ales organizare. Este foarte posibil ca o astfel de „operațiune” să te facă să intri mai repede în normal și să te scape de depresia post - vacanță.

Specialiștii susțin că atunci când esti copleșit la vederea biroului este probabil timpul să faci o rundă de reorganizare.

In - Out 

Nu este dificil să afli cât de bine este organizată activitatea la birou. Fă o analiză a ce se întâmplă în acest birou în una sau două săptămâni de activitate, câte hârtii se produc și câte hârtii nu pleacă, rămânând pe loc. Folosește două coșuri pentru documentele ce intră la tine în birou pentru a fi rezolvate, etichetat „In” și unul pentru cele rezolvate, care trebuie să iasă din biroul tău, etichetat cu „Out”. Reorganizează activitatea ca totdeaunea să ai două – trei hârtii la intrări și cam tot atâtea la ieșiri, niciodată mai mult și să înțelegi că un dezechilibru aici reprezintă o organizare defectuasă a muncii.

Este foarte ușor să împarți astfel fișierele și virtual, pe calculator, în două foldere și după rezolvare să le muți în folderul „Out” sau „Rezolvate”.

Crearea unui statut „temporar” sau „în lucru”

Când dezordinea pare mare și de nesoluționat, poți să strângi tot ce este „nelucrat” într-un coș mare și pe măsură ce lucrarea este soluționată, hârtiile respective vor ajunge într-un dosar, într-un organizator de dosare, într-o ordine după un criteriu explicit. Este ca și cum ai pune toate dosarele într-un folder temporar, și prin soluționarea lucrărilor respective, ai încerca să golești acest „temporar”. Practic prin acest statut nu faci altceva decât sortezi materialul existent. Vei avea un coș din care vei prelua lucrările și le vei ulterior pune la locul lor.

Împărțirea încă de la „intrare”

Când lucrările ce trebuiesc soluționate vin de la diverși, dar se referă la un anumit domeniu este o idee bună să încerci soluționarea pe domenii.

Vei crea mai multe tăvițe pentru documente sau dosare cu intrări, în funcție de domeniu, în felul acesta totul va fi separat de la bun început. Domenile separate la primire vor fi materializate prin organizatoare în birou ce vor insemna preluarea lucrărilor pe domenii și o arhivă pentru lucrările soluționate din acest domeniu.

Un dosar din domeniul „galben”, va fi adus spre lucru la domeniul „galben”, va fi lucrat și soluționat în domeniul „galben” și va fi clasat în arhivă sau va fi trimis aceluiași domeniu „galben”.

Împărțirea în domenii foarte „largi”

Domeniile sub care vei împărți documentele pot fi numeroase sau chiar „mai numeroase” decât ce ai de împărțit. Această împărțire de tip line – line, sub aparența de foarte exactă, poate să devină greu de urmărit când cauți ceva, de multe ori această căutare poate deveni un zig – zag, datorită atributelor multiple avute. Munca de căutare nu este mai ușoară dar pot apare momente de confuzie. Pentru o organizare mai lesnicioasă se vor folosi categorii foarte largi, care să poată cuprinde atribute multiple, dar care să apară într-o singură grupare, la o căutare mai exactă. În domeniul „galben” vom avea și „culori sidefii” și „cu tapet” și cu „gust dulce-acrișor”. O organizare de genul acesta este mai ușor de făcut, cu o căutare ceva mai dificilă, dar foarte importantă pentru că nu poate duce la pierderi de entități, care nu se pot încadra nicăieri.

Pentru astfel de împărțiri, există nu numai tăvițe pentru documente sau dosare foarte largi unde să punem „de de-toate”, ci chiar dosare ce au separații în interior, pentru o căutare mult mai simplă. O împărțire gen „tree” ce se realiza relativ ușor în mediul IT fiind ușor de obținut într-o arhivă clasică.

Împărțirea fișierelor în funcție de dată

În cazul fișierelor fiscale sau a altor documente a căror intrare este funcție de luna la care au intrat este foarte necesar să creem o grupare cu 12 separații în interior, specifice fiecărei luni. Va fi foarte ușor să punem documentele în funcție de luna apariției lor, nefiind astfel înfluențate de data la care am intrat în posesia lor. Cu puțină atenție, se pot pune chiar și în ordinea datei, înainte sau după documentul precedent.

În funcție de felul documentelor, volumul și importanța acestora, existența unui dulap de depozitare sau a unei arhive, multe din documentele pe hârtie pot exista în format digital. Operațiunea nu este foarte dificilă, implicând scanarea documentelor și crearea de PDF – uri, ce pot fi organizate după aceste reguli.

Aplicațiile pentru organizarea task-urilor - noile tăvițe pentru documente

Mai nou, și cei mai organizați oameni pot beneficia de pe urma instalării câtorva aplicații pe smartphone, tabletă sau calculator. De la liste to-do, la sortări automate, aceste aplicații pentru mobil există pentru a-ți simplifica programul aglomerat și pentru a-ți perfecționa rutina zilnică.

• Any.DO

Aplicația, disponibilă pentru iOS, Android și online, este o listă to-do și organizator de sarcini care-ți permite să notezi rapid lucrurile pe care le ai de făcut, să programezi întâlniri, să compilezi liste și structurezi proiecte. Informațiile de aici pot fi împărtășite direct din aplicație cu contactele tale.

• Evernote

Evernote a fost creată pentru a deveni „spațiul de lucru al muncii tale de-o viață” și a permite userilor să compună, editeze și manipuleze documente și notițe, sincronizându-le în mod simultan pe toate deviceurile tale.

• Wunderlist

Una dintre cele mai populare aplicații pentru organizarea programului zilnic, Wunderlist este o aplicație similară cu Any.DO, fiind disponibilă pentru programele de operare Android, iOS și online.

• Slack

Slack a cunoscut o creștere rapidă de popularitate, datorită prizei pe care a avut-o la comunitatea oamenilor de afaceri. Aplicația combină mesageria instantanee, emailul, distribuirea de fișiere și chat-urile de grup într -o singură interfață care se sincronizează pe toate dispozitivele tale.

• Streaks

Streaks este concepută pentru a încuraja obiceiurile zilnice bune, spre deosebire de organizarea programelor profesionale. Utilizatorii pot urmări obiceiurile și sarcinile de zi cu zi răspunzând la o notificare de pe dispozitivul lor, programată să apară la un anumit moment, "Ți-a terminat sarcina X de astăzi?".

Alegerea aplicațiilor pe care să le instalezi pe smartphone, tabletă sau calculator poate părea o bătaie de cap inutilă. Cu toate acestea, vei observa rapid diferența. Toate aceste aplicații sunt la liber, fiind cu plată doar dacă optezi pentru versiunea Premium, așa că pot fi încercate și aleasă cea care se potrivește cel mai bine cu tine.