Te-ai intors la birou? Cum sa faci revenirea placuta si in siguranta

Obiectivul majorității companiilor care au testat munca remote, munca de acasa, este de a pregăti revenirea la birou a angajatilor, adica crearea conditiilor pentru a avea o stare de bine si o siguranta sanitara a angajatilor, odata cu iesirea din starea de alerta. Este aproape sigur ca persoanele care au testat munca remote nu se vor grabi foarte tare sa paraseasca acest mod de lucru, dar acolo unde activitatea impune reintoarcerea la birou trebuie asigurate conditii.

Birourile fizice continua sa aiba un rol vital, in special pentru creatia colaborativa, inovatie si socializare. Scopul urmarit este ca birourile sa asigure conditii mai primitoare si mai aerisite, mai multa intimitate si sa creeze acea stare de bine necesara pentru revenirea la birou. Intr-un studiu recent se arata ca doar 1 din 8 angajati doreste sa lucreze de acasa, 74% doresc sa revina la birou pentru socializare, in timp ce 55% declara ca lucrul in echipa si colaborarea sunt dificile in conditiile muncii de acasa.

Strategia pentru revenirea la birou 

Analiza si planificarea 

Reintoarcerea la birou a angajatilor incepe cu o analiza a modului de lucru si a interactiunilor dintre angajati. Pentru a asigura o prioritizare corecta si o evaluare bazata pe productivitate si stare de bine, este recomandat ca organizatiile sa desfasoare sondaje anonime in randul angajatilor. Analizand raspunsurile, specificul muncii si interactiunile dintre angajati, se stabilesc categoriile de angajati si ordinea in care se va face revenirea la birou.

Masuri sanitare

Companiile trebuie sa adopte masuri sanitare conforme cu recomandarile autoritatilor, dar si masuri suplimentare pentru asigurarea confortului psihologic al angajatilor. Nu ar trebui sa lipseasca sapunul si apa, gel dezinfectant pentru maini sau un aparat de igienizare adecvat pentru maini in locuri speciale. De asemenea, e important ca spatiile in care isi desfasoara activitatea angajatii sa fie periodic curatate si igienizate. O ventilatie buna este de asemenea esentiala.

Angajatii trebuie incurajati sa stea acasa atunci cand sunt bolnavi, tusesc sau stranuta. O alta masura este incurajarea angajatilor de a folosi transportul individual, punandu-le la dispozitie parcari auto sau un loc pentru depozitarea bicicletelor si trotinetelor. Se pot distribui angajatilor masti si manusi. Studiul efectuat in luna mai releva ca 62% din angajati isi doresc politici stricte pentru revenirea la birou, in timp ce 74% asteapta ca spatiile de lucru sa fie dezinfectate periodic si temeinic.

Solutiile de separare, ca ecrane, panouri acustice sau de plexiglas, solutiile pentru semnalistica interioara si solutiile de ventilatie si aerisire sunt deja disponibile pentru a fi integrate spatiului de lucru. Solutiile de stare de bine, cum ar fi purificatoarele de aer, trebuiesc sa fie extinse permanent pentru a se adapta nevoilor actuale.

Regandirea si reconversia spatiului de lucru

Reintoarcerea la birou va insemna reducerea densitatii umane, care se va realiza prin modificarea frecventei si programului de lucru, prin politica de lucru de acasa, dar si prin unele reduceri de personal. In acest fel toate spatiile de lucru pot fi reamenajate incat sa se asigure o distanta sociala conforma recomandarilor, insa fara investitii majore in echipamente. Se vor crea astfel birouri cu spatii mai largi si aerisite, mai primitoare, ce ofera mai multa intimitate si confort angajatilor dupa revenirea la birou. Nu doar asezarea birourilor va deveni o provocare pentru companii, ci si delimitarea spatiului pentru respectarea distantarii sociale recomandate. Miscarea intre birouri, pe culoare va trebui semnalizata cu ajutorul unor sageti sau dungi care pot atrage atentia angajatilor si ii pot directiona spre iesire sau spre birourile colegilor. Astfel de delimitari se pot face si cu ajutorul unor covoare de culori si forme diferite, pentru o atmosfera mai confortabila.

De asemenea, angajatorii trebuie sa ia in considerare perioada calda care se apropie si sa poata pune la dispozitia angajatilor un mediu propice pentru munca, mai ales in conditii de stres. Aparatele de aer conditionat trebuie igienizate mai des decat inainte, iar sistemele de filtrare a aerului nu ar trebui sa lipseasca dintr-o zona de birouri de dimensiuni generoase, care gazduieste un numar mare de angajati. Un alt element care va deveni, cel mai probabil, obisnuit dupa revenirea la birou, este reprezentat de paravanele de sticla montate la birourile care nu pot fi distantate corespunzator din motive intemeiate.

In ultimii ani birourile open space si organizarea tip insula pentru fiecare echipa promovau o mai buna colaborare intre angajati, dar erau o solutie si pentru ca preturile lor scazute. Dupa pandemie spatiile open space ridica probleme majore in ceea ce priveste posibilitatea de a implementa metode eficiente de distantare sociala. Companiile nu vor reusi sa desparta birourile ca toti angajatii sa poata munci in continuare in aceeasi incapere.

Comunicarea si adaptarea interactiunilor

Companiile pot oferi doar o protectie limitata la reintoarcerea la birou si doar prin masuri de modificari de design interior si adoptarea masurilor sanitare recomandate. Aceste masuri trebuiesc completate cu masuri de preventie ale angajatilor, masuri ce devin astfel esentiale pentru asigurarea unui mediu sigur. Liderii echipelor si departamentele de Resurse Umane trebuie sa comunice cu responsabilitate, la revenirea la birou a angajatilor, masurile luate, asteptarile si adaptarile efectuate.

Trebuie eliminat sau limitat contactul si interactiunea fizica intre clienti, putand lua legatura cu ei online sau telefonic, si livrari prin curier. Pauzele trebuiesc planificate impreuna cu angajatii pentru a reduce numarul persoanelor care folosesc acelasi loc in acelasi timp. Se poate schimba programul de lucru astfel ca cei ce vin la birou cu mijloace de transport in comun sa poata evita orele de varf. Se pot imparti angajatii in echipe care vin la birou prin rotatie. Stilul sedintelor se va modifica radical, ele trebuind sa fie inlocuite de conferinte video. Daca totusi este necesara intalnirea, trebuie sa se asigure o participare minima de persoane, iar acestora sa li se asigure materiale si produse de igienizare, precum un gel dezinfectant pentru maini pentru fiecare angajat.

Integrarea muncii de acasa in politica permanenta a companiei

O politica flexibila pentru munca de acasa asigura atat confortul psihologic al angajatilor cat si posibilitatea reducerii densitatii umane dupa reintoarcerea la birou. Pentru a asigura mentinerea productivitatii in conditiile muncii de acasa, companiile trebuie sa sustina amenajarea unor statii de lucru ergonomice pentru angajatii care lucreaza remote, acordand stimulente financiare sau finantand partial achizitiile pentru biroul de acasa.