Tine un blocnotes aproape: Strategii de notare a ideilor care-ti imbunatatesc productivitatea

Intr-o lume agitata si grabita ca cea care traim este important sa iti imbunatatesti productivitatea si sa iti organizezi timpul nu doar pentru performanta la job, ci si pentru fericirea personala, pentru ca oricum dispui de doar 24 de ore intr-o zi.

O crestere a productivitatii inseamna printre altele o folosire intensa a propriilor cunostinte si experiente coroborate cu informatiile pe care le poti obtine de la ceilalti, informatii pe care trebuie sa le notezi pentru a nu fi uitate cumva.

De ce scrisul de mana

Intr-o lume tot mai populata de ecrane tactile si tastaturi, unii oameni considera ca nu mai este nevoie de scrisul de mana iar luatul notitelor pe un blocnotes pare desuet. Trebuie sa nu uitam ca scrierea de mana si tastarea stimuleaza mai multe parti ale creierului, deci nu se pot inlocui reciproc si avem nevoie de amandoua.

Notele scrise de mana nu doar ca antreneaza creierul, dar mai sunt si foarte relaxante si amuzante, dezvoltandu-ti sau sustinandu-ti diferite abilitati:

• Cand scrii de mana scrii mai incet, ceea ce incurajeaza concentrarea.

• Scrisul de mana necesita miscari complicate ale muschilor si miscari subtile care activeaza cortexul motor din creier.

• Scrisul de mana ofera un feedback mai tactil si mai variat.

• Scrierea cursiva stimuleaza centrele din creier care sunt implicate in rationament.

• Scrisul de mana obliga persoana care scrie sa sintetizeze.

Blocnotesul o necesitate

Luarea de notite intr-un blocnotes nu doar ca este ca o prelungire a experientei deprinse la cursurile din scoala, dar te poate scoate din ridicolul de a uita idei spuse in timpul unor intalniri si chiar te poate face sa pari mai respectos fata de cel ce prezinta aceste idei in public, aratand ca nu doar asculti dar chiar si crezi ca este importatnt ceea ce prezinta.

Luarea de notite intr-un blocnotes te va ajuta sa te referi cu usurinta la informatiile importante de care ai nevoie fara intarziere. Cu o colectie de notite minutioase si atente vei ajunge sa faci conexiuni cu mai multa usurinta intre lucruri pe care altfel nu le-ai fi vazut, vei obtine idei importante si vei deveni mai inovator, intr-un cuvant, vei deveni mai inteligent.

In general, luarea de notite intr-un blocnotes este o modalitate foarte subtila, dar puternica, de a te face sa fii de mai mult succes, dar foarte putini sunt cei ce accepta sfaturi cu privire la modul de a se comporta la locul lor de munca.

Tot mai multa lume revine la analog. Oricat de sofisticate ajung aplicatiile pentru smartphone sau alte gadgeturi, aparent nimic nu poate inlocui linistea sufleteasca pe care o obtii atunci cand tai cu un pix sarcinile de lucru pe care le-ai notat cu ceva timp in urma.

Un ghid rapid si eficient pentru a tine un blocnotes care sa va imbunatateasca productivitatea in viata profesionala ar trebui sa se bazeze pe cateva idei:

1. Cand trebuie sa iei notite

La locul de munca nu orice situatie necesita luarea de notite. Sunt insa cateva momente cheie cand nu ar fi doar recomandat, dar chiar ar fi o eroare ce ar urma sa o regreti ulterior, sa nu profiti de blocnotesul si pixul din dotare:

• Intalnirile „One-on-One” sau „intre patru ochi”

Indiferent daca esti seful sau angajatul, luarea de notite inseamna seriozitate si ca profiti de moment pentru a lua nota de detalii bune de retinut si crearea bazelor unei relatii semnificative cu ceilalti.

• Sedintele operative

Este foarte usor ca din multitudinea problemelor puse in cadrul unor sedinte operative sau periodice, datorita patimii si vervei cu care sunt sustinute anumite probleme sa nu mai pastrezi nimic la terminare. Cauta sa faci cateva notatii despre ideile principale discutate, chiar daca participi total la dispute, pentru a te asigura ca vei dispune de informatii exacte in viitor.

• Intalnirile cu clientul

Prezenta unui blocnotes la intalnirile cu clientul denota seriozitate, dar mai ales face posibil inregistrarea fiecarui detaliu de care acesta are nevoie, fiind mai bine sa ai mai multe informatii decat sa incerci mai tarziu cu efort sa reconstitui cele discutate.

• Intalnirile cu oamenii de contact sau cu mentorul

Luand notite la o astfel de intalnire arati in primul rand pretuire persoanei cu care te-ai intalnit, timpului acordat de acesta pentru intalnire si expertizei sale. La aceste intalniri, chiar si simple, cum ar fi la o cafea, trebuie sa notezi cat mai mult pentru a tine minte totul. Daca este o intalnire rara, pe viitor vei putea utiliza notitele pentru a le urmari intr-o maniera mai semnificativa, cum ar fi trimiterea unui link valabil sau a unui articol legat de ceva discutat in cadrul intalnirii.

2. Formeaza-ti un stil propriu de a iti lua notite

Nu exista reguli general valabile sau sabloane unanim acceptate cand vine vorba de modul in care se iau notitele, dar nu exista nici dovada ca un stil functioneaza mai eficient decat altul. Este clar pentru toata lumea ca cel mai bun stil de a lua notite intr-un blocnotes nu conteaza cum arata, este cel folosit cel mai des si care are sens mai tarziu atunci cand va fi citit.

Cateva stiluri de a lua notite sunt foarte populare:

• Lista este poate cel mai popular si traditional stil de a lua notite. Incepe in partea de sus a paginii cu tema principala a notitelor si apoi continua lista cu „sub-capitole”, deoarece alte subiecte apar. Lasa lista foarte aerisita, cu spatiu intre „sub-capitole”, deoarece pe parcursul intalnirii anumite subiecte se pot intoarce sau pot aparea intrebari sau idei noi pe care doresti sa le inregistrezi, si sa existe spatiu pentru a adauga informatii fara a face lista neinteligibila sau confuza. Poti crea, de asemenea, titluri pentru lucruri precum elemente de actiune, „to do-uri”, decizii luate si orice resurse sau instrumente importante pe care trebuie sa le pastrezi, astfel incat sa poti avea o lista cu adevarat utilizabila pentru a te referi la ea mai tarziu.
• Mind mapul sau diagrama este o reprezentare grafica de idei, sub forma arborescenta, cu „ramuri” radiale, care pornesc de la un subiect unic, principal, inscris in mijloc. Se deseneaza ramificatiile pentru fiecare subiect-cheie discutat si se continua cu desenarea ramificatiilor pentru subtipuri, la final avand o reprezentare vizuala a celor mai importante puncte ale intalnirii.
• Trail of Breadcrumbs tradus ca „Traseul de firimituri” dupa povestea fratilor Grimm „Hansel si Gretel”, sau „legaturi logice din una in alta” este cea mai intensa forma de notare, dar este incredibil de eficienta. Aceast stil de notare inseamna note ca pentru cineva care nu a fost de fata la intalnire. Inseamna sa scrii fiecare subiect in timp ce apare, apoi inregistrezi fiecare punct ridicat referitor la acel subiect. Nu trebuie sa scrii nici un cuvant care s-a spus; foloseste fraze scurte si acorda o atentie deosebita unor lucruri precum instrumentele sau resursele specifice.

3. Organizeaza-ti notitele astfel incat sa le poti revizui mai tarziu

Una dintre cele mai mari probleme care apar cu luarea de notite este pastrarea lor intr-un mod organizat, intr-un mod in care se pot revedea si valorifica mai tarziu. Luarea de notite nu este suficienta pentru a imbunatati pastrarea sau intelegerea lor, trebuie ca la o anumita perioada de timp sa fie revizuite si retinute pentru a le face cu adevarat valoroase.

Aceasta inseamna ca notitele care nu sunt organizate si adunate intr-un singur loc sunt nefolositoare si practic inexistente. Pentru a face din notitele pe care le ai niste notite valoroase, care sa dovedeasca ca nu ai pierdut timpul degeaba trebuie sa le pastrezi in modalitati foarte bune.

• Pastreaza notitele in acelasi loc, cea mai simpla modalitate fiind sa le pastrezi in acelasi blocnotes, un blocnotes cu care sa te simti bine, eventual personalizat.

• Pastreaza acelasi format la luarea notitelor, in stilul ales, care sa te reprezinte si pe care sa-l intelegi cu usurinta. Indiferent de stilul pe care il alegi, scrie informatii critice in partea de sus a fiecarei pagini, precum data, participantii la intalnire si subiectul intalnirii, pe fiecare pagina de notite care se refera la acea intalnire, astfel incat sa fie usor de urmarit.

• Periodic trece in revista notitele pentru a le revizui. Nu este usor de gasit un interval de timp liber intr-un flux constant de evenimente, dar este foarte necesar ca cel putin odata pe saptamana sa treci peste notite, pentru a le revizui si a le da prioritatea cuvenita. Cand faci aceasta retrospectiva a notitelor avute este bine sa adaugi intrebarile si problemele care au aparut spre rezolvare. Acesta este totodata si momentul bun pentru pregatirea intalnirilor viitoare, scrie-ti intrebarile la care doresti sa te asiguri ca primesti raspuns sau orice informatii importante despre care crezi ca vei avea nevoie.

Ideile din blocnotes te vor conecta permanent cu proiectele la care participi, iar avand raspunsul corect mereu la indemana cu siguranta vei avea succes si iti vei imbunatati productivitatea.