Trend la birou: Daca vrei inovatie creeaza un mediul de lucru modern

„Nu pune clientii pe primul loc. Pune-ti angajatii pe primul loc. Daca ai grija de angajati, acestia vor avea grija de clientii tai.” – Richard Brandson 

Un angajat multumit, care se simte bine la locul de munca, se va ocupa cu siguranta de clientii tai, in locul tau si nu va trebui sa te stresezi din cauza lor. Astazi majoritatea companiilor, mari sau mici, se confrunta cu problema recrutarii persoanelor calificate. Majoritatea locurilor de munca ofera conditii asemanatoare si sunt mai putin candidati pe piata cu adevarat buni atat din privinta calificarii cat si a experientei profesionale. In aceste conditii amenajarea unui mediu de lucru placut si modern va inclina balanta cand vine vorba de atragerea celor mai buni candidati. Un mediu de lucru placut si creativ nu doar ca poate atrage mai usor forta de munca calificata, dar angajatii care lucreaza intr-un astfel de birou, ii vor face pe clientii companiei sa se simta asa cum se simt si ei, apreciati, importanti, luati in seama.

Un mediu de lucru modern creste productivitatea

Munca te defineste pentru ca este ceea ce faci. Metodele de lucru sunt in continua schimbare multumita tehnologiei, iar spatiile de lucru traditionale evoleaza pe zi ce trece. In vremea laptopurilor, telefoanelor mobile si aparaturii birotice portabile, nu este nevoie de un birou care sa tina intr-un loc fix angajatul. O masa mare, o canapea, cateva fotolii in care angajatii pot alege locul care le place cel mai mult pentru a lucra poate face minuni.

Un birou ca un apartament, unde totul este comod si confortabil, te poate face sa uiti ca esti la munca, fapt dovedit ca stimuleaza productivitatea si creativitatea. Poti crea zone in interiorul „biroului apartament” pentru conversatii, precum o tejghea si cateva scaune de bar unde toata lumea se opreste sa vorbeasca, sau doua canapele trase una langa cealalta, poate chiar un coltar care faciliteaza colaborarea si lucrul in echipa. Combinatii de culori inedite vor stimula vizual oamenii. In categoria asta nu intra doar peretii, ci si mobilierul, elementele de decor care, combinate pot crea o imagine distinsa. Biroul trebuie decorat in concordanta cu activitatea firmei. Se pot adauga cat mai multe plante si lumina naturala, deoarece studiile arata ca plantele si spatiile verzi stimuleaza creativitatea angajatilor.

Tehnologia schimba totul. Tu esti in pas cu ultimele tendinte?

Mediul in care se lucreaza este in continua schimbare. Tehnologiile si procesele folosite in urma cu cinci sau zece ani sunt in prezent considerate invechite si depasite. Pe langa tehnologiile ce evolueaza in permanenta, din ce in ce mai multe persoane din generatia Y intra pe piata muncii. Asa numitii „mileniali” reprezinta prima generatie de nativi in domeniul digital. Sunt obisnuiti sa fie mobili, conectati si intotdeauna la curent cu noutatile. Se asteapta ca toate procesele sa fie simplificate si integrate. Companiile care doresc sa ramana competitive trebuie sa foloseasca tehnologii noi, revolutionare.

Accesul la informatie trebuie sa fie facil. Stivele de hartii nu sunt doar inestetice si daunatoare mediului, dar ingreuneaza si transferul de informatie din cadrul companiei. Stocarea documentelor in cloud permite accesarea lor mai rapida, o organizare mai clara si o siguranta mai mare pentru documente pe termen lung.

Un birou modern are nevoie de accesorii moderne pentru laptopuri si computere. De la tastaturi si mouse-uri pana la casti audio si microfoane. Este nevoie de schimbarea aparaturii vechi cu una noua, orientata catre productivitate si confort.

Productivitatea este influentata profund de viteza internetului din birou. O conexiune slaba poate compromite accesul angajatilor la aplicatii, resurse si informatii, putand astfel afecta relatiile companiei cu clientii sai.

Nevoia de interactiunea „fata in fata”

In era digitala, pentru a inova, a crea si a face din angajati o echipa este nevoie de colaborarea acestora. Un nivel decent de informare si intelegere pentru generarea de idei si relatii interpersonale poate fi obtinut numai intr-o situatie de „fata in fata”, greu de trait intr-un mediu online.

Munca in echipa nu poate fi conceputa fara intalniri, sedinte de lucru sau prezentari in sala de sedinta unde se urmareste prezentarea materialelor pe un ecran, un flipchart sau o tabla alba. Aceste accesorii pentru sala de conferinta sunt necesare pentru a asigura nu numai anumite informatii la perioade fixe de timp, ci si pentru o legatura si informare permanenta de la membru la membru al grupului sau de la membru la grup.

Videoproiectoare. Folosirea videoproiectorului inseamna ca materialul pregatit pe laptop poate fi expus pe un ecran de proiectie, asigurand o atmosfera informala ce da impresia de interactiune cu grupul. Cel care face prezentarea are o directie clara ce poate fi urmata cu usurinta dupa materialul pregatit, dar nu poate fi modificata sau updatata in timpul pezentarii. Materialul poate fi discutat in timpul expunerii, dar nu poate fi modificat dinamic, sistemul nefiind potrivit pentru discutii si interactiune. Este folosit pentru informari periodice sau traininguri. Functioneaza si pentru grupuri mai mari.

Flipcharturi. Flipchartul este un sistem de prezentare usor si ieftin, portabil, care permite o prezentare in dialog continuu cu audienta. Chiar daca se pot pregati charturi in prealabil, acestea nu sunt prea multe, castigul constand in dialogul cu audienta. Permite revenirea la date listate anterior. Flipchartul este nepotrivit pentru grupuri mari, deoarece exista probleme de vizibilitate, in functie de distanta pana la receptor. Pe de alta parte, are dezavantajul de a genera prea multe deseuri.

Whiteboard-uri. O tabla alba este foarte utila, placuta si usor de folosit, fiind nelipsita la sedinte, conferinte, intalniri, cursuri si seminarii pentru un impact mai mare asupra celor din sala, potrivita pentru grupuri mai mult sau mai putin numeroase, functie de marimea tablei dar si de marimea salii. Se potriveste foarte mult expunerilor dinamice, unde se interactioneaza cu auditoriul, dar capacitatea de stocare limitata poate duce la pierderea anumitor informatii. Poate fi folosita impreuna cu celelalte mijloace de prezentare, flipchartul si proiectorul, crescand calitatea expunerii. Pe langa posibilitatea de a fi folosita ca avizier, daca este si magnetica, pe ea se pot crea prezentari mai complexe utilizand magneti.

Panouri de afisare. Panoul de afisare este util intr-un bioru modern pentru a aduce aminte anumite evenimente ce pot interesa membri unui grup. Poate fi din pluta pe care se pot prinde post-ituri sau pot fi panouri pentru planificare saptamanala cu ajutorul cardurilor in culori diferite tip „T”. Pentru grupuri mai restranse exista suporturi de prezentare pe care se pot prinde charturi A4 sau A3, cu anumite teme de interes.

Afisarea cu folii cu margine intarita  se face cand este vorba despre reguli generale ce trebuie cunoscute de angajati pentru a le avea la indemana. Sunt utile pentru documente A4 sau A3 si pot fi fixate pe perete ca un tablou sau prinse in seturi de 6 -10 file, pe perete, ca o carte ce poate fi rasfoita.

Echiparea si amenajarea biroului cu toate instrumentele si accesoriile necesare pentru a crea un mediu de lucru modern, este trendul ce trebuie urmat pentru ca angajatii sa devina mai inovativi, contribuind astfel la cresterea productivitatii.