Arhivarea documentelor: cum pastram un birou perfect organizat

Mediul in care ne desfasuram activitatea isi pune cu siguranta amprenta pe rezultatele muncii iar cheia ducerii la bun sfarsit a proiectelor este bineinteles buna organizare. De un birou organizat depinde atat productivitatea, eficienta, cat si creativitatea celor ce lucreaza acolo. In functie de jobul desfasurat un birou organizat poate fi simplu de facut sau poate presupune lucruri mai complicate. Principiile de organizare sunt totdeauna aceleasi chiar daca domenile de activitate sunt diferite.

A lucra intr-un birou perfect funcțional și productiv poate deveni o realitate daca suntem atenti la aspecte precum arhivarea documentelor, organizarea obiectelor de papetarie sau depozitarea lor corecta. 

Documente, hartii si produse de birotica, cum pastram un birou curat si ordonat

Pentru a avea un birou curat si organizat nu este suficient sa ordonezi hartiile si obiectele de birou o data pe saptamana sau sa arhivezi documentele cand ai timp, ci trebuie sa fie un obicei zilnic si care trebuie sa se transforme in gesturi automate.

• Un birou organizat inseamna sa ai un loc specific pentru fiecare obiect folosit pe care sa-l pui la loc dupa fiecare folosire.
• Trebuie sa arunci toate obiectele care nu iti mai folosesc si care ocupa spatiu in mod inutil, in momentul in care le observi nu atunci cand vine randul curateniei generale.
• Un birou perfect organizat impune achizitionarea de produse de papetarie si birotica pentru depozitare precum bibliorafturi, tavi pentru documente sau suporturi pentru birou si pe care sa le folosesti dupa niste reguli si obiceiuri create local si care sa devina standard pentru birou.
• Un alt lucru deosebit de important pentru mentinerea unui birou curat si ordonat se refera la cumparaturile intelepte, care trebuie sa fie foarte atent facute, fiind cumparate doar cele cu adevarat necesare, asa incat sa nu ajunga sa ocupe loc pe masa de lucru fara a aduce niciun beneficiu. Nu toate gadgeturile de birou sunt cu adevarat utile, asa ca cel mai bine este sa cantaresti fiecare achizitie, in felul acesta vei face si economie de spatiu, dar si de resurse financiare.
• Felul in care este organizat biroul va dicta ziua de lucru. Cu cat este mai curat, cu atat mai repede vei lucra. Lucrurile de care ai nevoie fiind la indemana, nu vei pierde timp sa le cauti si nu iti vei simti mintea incarcata din cauza vrafurilor de hartii de pe masa.

Obiecte de birotica care nu au voie sa lipseasca din birou

Principiul dupa care trebuie sa te ghidezi este ca pe masa de lucru sa se gaseasca doar strictul necesar. Biroul trebuie ordonat in asa fel incat sa se gaseasca pe el doar lucrurile pe care le folosesti in mod curent. Ce folosesti mai rar poate sa stea intr-un sertar sau un dulap, fara a aglomera inutil masa.

• Primul lucru care nu trebuie sa lipseasca de pe birou este un computer sau un laptop, putine fiind joburile in care acesta sa nu fie necesar. 
• O agenda este absolut necesara pentru a nota ce este de facut intr-o anumita zi si pentru a pune activitatea in ordine.
• Post-iturile, notesurile adezive si cuburile de hartie sunt si ele foarte utile pentru a reaminti detalii care ar putea sa scape atentiei.
• Doteaza biroul cu spatii de depozitare nu numai pentru dosarele si actele existente, ci si pentru ce estimezi ca intrari in perioada urmatoare. Va fi nevoie de rollboxuri cu sertare, bibliorafturi, mape, dosare, dar si tavi pentru organizare.

Arhivarea documentelor importante: 3 sfaturi utile 

Organizarea riguroasa a documentelor ajuta la gasirea lor foarte rapida. Pentru aceasta trebuiesc cateva reguli care sa fie urmate cu exactitate.

1. Dosarele cu sina sau dosarele plic, trebuie sa fie din cele ce se pot atasa in bibliorafturi si sa permita etichetarea. Foliile de protectie transparenta pot fi prinse in caiete mecanice. Pentru fiecare document, contract, act aditional pentru clienti, furnizori, facturi pentru diverse servicii, va fi folosit un dosar sau o folie, care va fi etichetat.
2. Bibliorafturile sau caietele mecanice sunt extrem de utile pentru ca pot pastra documente de acelasi fel, referitoare la o perioada de timp sau o anumita companie si in felul acesta se gasesc toate documentele si informatiile despre un anumit client, furnizor sau partener, pe o perioada de timp, in acelasi loc. In bibliorafturi, documentele vechi sunt primele si cele noi stau la suprafata.
3. Spatiile de depozitare vor fi facute pentru a permite un acces usor la bibliorafturi, ele fiind indispendabile unui birou bine organizat. Pentru arhive mai vechi se pot folosi cutii si containere pentru pastrarea bibliorafturilor. Exista si rollboxuri in a caror sertare se por fixa suporturi pentru dosare suspendate, in anumite situatii foarte indicate pentru arhive.

Pentru o organizare riguroasa a actelor este nevoie sa folosesti si obiecte de birotica precum un capsator, un perforator, agrafe, astfel incat contractele care cuprind mai multe pagini sa fie capsate si abia apoi asezate la dosar.

Un alt aspect important de luat in seama este alegerea unui loc pentru fiecare categorie de documente, cum ar fi un raft pentru contractele cu clienti, altul pentru cele cu furnizori, altul pentru facturi. Pentru o si mai usoara recunoastere se pot folosi chiar si culori diferite, cel mai usor pentru etichetare, sau implicand putin efort chiar culori diferite la dosare si bibliorafturi.

Pastrarea la vedere a documentelor importante sau a lucrarilor de rezolvat urgent

Intr-un birou vom avea si documente care sunt necesare periodic si care trebuie pastrate la indemana pentru a nu pierde timp cu cautarea lor. Acest tip de documente se vor pastra intr-un dulap sau raft in imediata apropiere a mesei de lucru.

In aceeasi ordine de idei pot fi folosite tavite pentru documente sau fisiere murale, bineinteles etichetate pentru a nu produce confuzii. Folositoare sunt si suporturile de birou cu sertare, care nu ocupa prea mult spatiu pe birou, dar care te ajuta sa ai la indemana actele de care ai nevoie mereu.

Arhivarea documentelor de care nu avem nevoie tot timpul

Arhivarea și depozitarea documentelor mai rar folosite nu trebuie facuta in apropierea spatiului de lucru pentru a nu aglomera biroul si asa probabil suficient de incarcat. Depozitarea ideala pentru aceste documente ar fi intr-o sala special amenajata ca arhiva. In arhiva dulapurile trebuiesc atent etichetate, rafturile numerotate, iar actele de acolo ar trebui organizate, fie alfabetic, fie dupa un alt criteriu definitoriu.

Trebuie aplicata o anumita regula si dosarele sa fie numerotate, la randul lor si bibliorafturile. Cu ajutorul acestei referinte, pe care sa o intelegem perfect si a carei regula sa nu fie schimbata, se poate tine un opis pe calculator sau chiar pe un caiet fizic, cu ajutorul caruia sa localizam imediat documentul respectiv, intrarea si daca este cazul, iesirea lui.