Arhivarea documentelor dintr-o companie: cât și cum trebuie să păstrezi documentele în arhivă

Orice persoană juridică din România are, conform legilor în vigoare, statutul de creator și deținător de documente și pe cale de consecință, obligația de a păstra documentele în bună stare, pe toată perioada prevăzută în lege. Perioada de păstrare a actelor contabile a fost modificată în 2023. Astfel Legea 36/2023, publicată în 11 ianuarie 2023 în Monitorul Oficial vine în sprijinul antreprenorilor români prin înjumătățirea perioadei de arhivare a actelor contabile. Concret, dacă până în anul 2023, perioada obligatorie era de 10 ani, începând din 2023 companiile au obligația de a păstra următoarele documente doar pentru o perioadă de 5 ani:

• Notele de recepție și constatare diferențe;
• Bonurile de consum;
• Bonurile de consum colectiv;
• Bonurile de predare/transfer/restituire;
• Fișele de magazie;
• Listele zilnice de alimente;
• Dispozițiile de livrare;
• Dispozițiile de plată;
• Toate tipurile de liste de inventariere;
• Toate chitanțele;
• Borderourile de achiziție;
• Deconturile pentru operațiuni în participație;
• Ordinele de deplasare și deconturile de cheltuieli;
• Notele e debitare-creditare;
• Fișele de cont pentru diverse operațiuni;
• Deciziile de imputare;
• Registrele contabile și justificative pentru înregistrările realizate în contabilitate;
• Registrele, rapoartele fiscale de închidere zilnică și memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice;
• Statele de salarii.

Excepție fac documentele care atestă proveniența unor bunuri cu o durată de viață mai mare de 5 ani. În acest caz, documentele vor fi păstrate în arhivă până la sfârșitul duratei de viață utile a bunului respectiv.

În afara documentelor financiar-contabile menționate anterior, orice companie are în continuare obligația de a păstra anumite acte pe o perioadă există nedeterminată de timp. Astfel contractele de orice natură (de închiriere, împrumut, asigurare, utilități, prestri servicii, etc), brevetele, licențele, mărcile, Registrul Unic de Control, precum și Registrul de Evidență Fiscală, se vor păstra permanent în firmă.

Regulamentul de Ordine Interioară și Registrul de Evidență a Salariaților, precum și dosarele personale ale salariaților (pentru o perioadă de 50 ani) se vor păstra și ele în departamentele de Resurse Umane. 

Mai mult, legea prevede ca evidențele contabile și fiscale să fie păstrate la domiciliul fiscal al contribuabilului/ plătitorului, la sediul social al acestuia sau la sediile secundare. În cazul unui control, acesta trebuie să poată oferi organelor competente documentele solicitate. 

Însă dincolo de aspectul legal, arhiva unei companii este o sursă prețioasă de informații, oferind o vedere realistă asupra istoricul companiei și un punct solid de plecare pentru analize și previziuni. Crearea și mentenanța unei arhive presupune o metodologie strictă de păstrare și organizare a actelor și documentelor pentru a garanta integritatea și accesibilitatea lor.

Lista de produse de arhivare esențiale

• Hârtie, dosare și bibliorafturi
• Creioane, pixuri și markere pentru marcarea conținutului din dosare, etichetare, etc.
• Folii de protecție și mape din plastic: anumite documente pot fi protejate de praf și umiditate prin folosirea foliilor de protecție și a mapelor de plastic transparente
• Cutii și containere de arhivare pentru a preveni expunerea la lumină și praf și pentru a păstra integritatea datelor
• Fișete metalice potrivite în departamente ca cel de Resurse Umane pentru că oferă acces rapid la documente, ferind în același timp actele de acțiunea factorilor de mediu
• Produse pentru etichetare, catalogare și indexare: etichete, indexuri, sisteme de etichetare cu coduri de bare, post-it-uri, alonje și separatoare - toate te vor ajuta să organizezi și să găsești documentele în mod rapid 

Reguli de arhivare

Chiar și felul în care arhivezi documentele trebuie să urmeze anumite reguli. Astfel documentele fizice trebuie să fie ordonate cronologic în dosare, numerotate și șnuruite. Arhivarea documentelor trebuie să fie făcută într-un spațiu care să garanteze că acestea nu se vor degrada, sub nicio formă. Dacă alegi să păstrezi documentele în format digital, ține cont că acestea vor trebui listate în orice clipă, la cererea organelor competente. Astfel conform ORDIN Nr. 2634/2015 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile:

Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie se face în conformitate cu prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale:   

 - documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;   

 - gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. 

Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.    Evidenţa documentelor în arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă, potrivit Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.    

43. Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen de păstrare prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entităţii. În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.