Biblioraftul - ce este și cum te poate ajuta un biblioraft în viața de zi cu zi

Biblioraftul este un produs de papetărie destinat organizării și arhivării documentelor și este fabricat fie din carton, fie din plastic dur, având în centru un mecanism și inele din metal ori, în cazul caietelor mecanice, doar inele din metal fără mecanism de deschidere a acestora. Bibliorafturile și caietele mecanice din carton sunt în general fabricate din hârtie și carton reciclate iar pe cotor au un buzunar din plastic în care se poate amplasa o etichetă, articol foarte util mai ales în cazul în care biblioraftul este destinat arhivării documentelor. Pentru că este rigid, cartonul sau plasticul din care este fabricat fiind foarte dur, biblioraftul poate fi așezat în poziție verticală pe un raft, într-un dulap sau o cutie de depozitare. Bibliorafturile sunt fabricate în formate diferite și poți cumpăra biblioraft A5 sau biblioraft A3 fără nicio dificultate dar cel mai căutat este biblioraftul A4.

Utilitatea unui biblioraft la birou este mai mult decât evidentă însă biblioraftul este un instrument folositor și acasă, ajutând la organizarea diferitelor acte și documente importante dintr-o gospodărie.

De ce să folosești biblioraftul și acasă

Astăzi, mare parte dintre documentele importante ale unei familii sunt păstrate în format digital, în clouduri sau local, pe telefoane sau laptopuri. Acest lucru nu înseamnă însă că nu trebuie să ai la îndemână și o copie fizică a acestora. În plus, actele importante ca certificatele de naștere, certificatul de căsătorie ori pașapoartele, actele de proprietate, autorizațiile (și asta ca să dăm doar câteva exemple) sunt acte care trebuie păstrate în original pentru perioade foarte lungi de timp. Și aici intervine biblioraftul! În loc să le ascunzi în sertare sau dulapuri, locuri secrete despre care nu știi decât tu, cel mai bine este să le așezi în dosare, în folii de protecție și apoi să le așezi într-un biblioraft.

În plus, într-o situație de urgență în care este nevoie de intervenția apropiaților familiei, este bine ca aceștia să le poată găsi rapid pentru a-ți putea veni în ajutor. Nu mai vorbim despre cazurile extrem de grave unde intervenția familiei sau a unui apropiat este neapărat necesară.

Ce și cum să organizezi într-un biblioraft

Pentru că vorbim despre o mini arhivă personală, poți include în ea orice fel de informație pe care o consideri importantă: adrese și numere de telefon ale doctorului, instalatorului, notarului, avocatului sau ale persoanelor de contact în caz de urgență, numere de cont bancar, utilizator și parole (inclusiv pentru accesul la cloud, laptopuri sau telefoanele familiei), fișe medicale, garanții ale produselor de valoare pe care le achiziționezi, chitanțe doveditoare ale plăților unor amenzi sau facturi, diplome de studii, contracte de muncă ori de prestări servicii, pe scurt orice document care vi se pare important și de care credeți că puteți avea nevoie în viitor.

Acum că am stabilit ce poți arhiva, îți oferim câteva sugestii în ceea ce privește felul în care o poți face. Degeaba umpli un biblioraft cu hârtii dacă, la nevoie, trebuie să le iei pagină cu pagină pentru a găsi ceea ce cauți.

Prima noastră recomandare este ca atunci când hotărăști cum să organizezi actele în biblioraft să ții cont de faptul că nu doar tu ești cel sau cea care poate avea nevoie să găsească un document. Acest lucru înseamnă că sistemul tău de organizare trebuie să fie unul cât mai clar și ușor de navigat pentru toți membri familiei tale. În acest scop vei avea nevoie nu doar de biblioraft ci și de alte câteva produse de arhivare pe care ți le enumerăm mai jos.

• Folii de protecție
• Dosare de plastic
• Indecși sau intercalatoare sau pagemarkere
• Buzunare autoadezive
• Perforator
• Capsator și capse

Alege un criteriu de organizare cum ar fi tipul de documente de exemplu, și începe organizarea lor prin a aranja documentele și actele în teancuri separate. Iți vor rezulta mai multe teancuri de genul: diplome de studii, contracte servicii, garanții, acte de proprietate, acte de identitate, chitante și facturi, acte medicale, etc. Alege apoi unul dintre teancurile de documente și aranjează-le în funcție de un al doilea criteriu care poate fi: numele membrilor familiei, data, etc.

Concret, să plecăm de la premiza că primul tău teanc de documente cuprinde diplome de studii și contracte de muncă. Incepe prin a pune fiecare diplomă într-o folie de protecție. Nu este obligatoriu dar în acest fel le vei proteja de umezeală sau praf. Ia apoi un dosar de plastic cu șină și găuri pe eticheta căruia marchează conținutul dosarului. Presupunând că ai o familie cu minim doi membri și ai ales să ordonezi actele în dosar pe membru de familie, pune diplomele de studii și contractul de munca cu anexele la contract, contractele de confidențialitate ale primului membru al familiei în dosar, și apoi folosește un intercalator pe marginea exterioară a căruia să notezi numele. Continuă așa până când ai terminat teancul de documente, apoi pune dosarul în biblioraft. Pe marginea laterală sau pe marginea de sus a dosarului poți lipi un pagemarker pe care să notezi conținutul dosarului, să zicem ”acte studii și contracte de muncă”. Dacă nu vrei să folosești pagemarkere te poți folosi de indecși de carton sau plastic. Continuă așa până când ai organizat toate dosarele cu documente în biblioraft.

În ceea ce privește actele de identitate care au grosimi și formate atipice, îți recomandăm să utilizezi folii de protecție cu capsă sau arici pentru a evita ca pașapoartele sau certificatele de naștere să cadă atunci când iei biblioraftul de pe polița pe care este așezat.

Dacă îți este mai ușor, organizează dosarele pe culori dar nu uita să incluzi în biblioraftul tău o filă pe care să notezi ce reprezintă fiecare culoare și asta pentru că, repetăm, există posibilitatea că nu doar tu să ai nevoie de unul dintre documentele din arhivă.

În final notează un sumar pe eticheta biblioraftului și mini - arhiva ta este gata!