Ce este birotica si de ce este importanta pentru o companie

Majoritatea dintre noi obisnuim in limbajul de zi cu zi sa luam cei doi termeni diferiti, de birotica si papetarie, la pachet, in comun, si aceasta pentru ca magazinele specializate ofera ambele tipuri de produse. Daca vreti sa stiti ce este birotica, conform Dictionarului explicativ al limbii romane, se poate spune ca ea reprezinta ansamblul tehnicilor informatice, precum calculator, copiator, telefon, telefax, folosite in activitatile administrative si de secretariat, aplicarea sistematica a informaticii in lucrarile de birou.

Birotica este un cuvant intrat in limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la randul sau, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus in limba franceza dupa Conventia Informatica din anul 1976. Termenul englezesc sugereaza domeniul biroticii, adica „biroul” si „automatizarea” sa ca obiectivul fundamental al acestuia.

Celalalt termen ce intra in pereche, papetaria, reprezinta un magazin sau raion in care se vand produse de birotica, caiete, hartie si produse din hartie, creioane, penite si alte instrumente de scris.

Conceptul de birotica

Ce inseamna birotica in contextul actual al revolutiei tehnico-stiintifice, mai precis definirea biroticii in acest context, este o problema necesara dar dificila, in care informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile, cu largi aplicatii in intreaga viata economica, stiintifica si sociala. Birotica vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, cu toate acestea, obiectul ei depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative.

Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si de transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica si in special cu noile realizari in materie de echipamente si de programe informatice, birotica ofera noilor tehnici de procesare a informatiei valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibila odata cu raspandirea pe scara larga a calculatoarelor personale care, prin costul lor relativ redus si prin accesibilitatea utilizarii lor, au patruns in orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

In timp au aparut numeroase incercari de a defini ce este birotica. Birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, de distributie si de exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara insa a se substitui disciplinelor inrudite precum informatica, telecomunicatiile, telematica.

Birotica s-a nascut, deci, din necesitatea integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu tehnicile de comunicatie si de prelucrare automata a datelor, urmarind cresterea performantei si calitatii muncii de birou in orice domeniu de activitate.

Intr-o alta perspectiva, adaptata la coordonatele societatii informationale spre care ne indreptam, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibila aplicat la cel mai important loc de munca al societatii, biroul. Sistemele birotice faciliteaza procesarea, diseminarea si coordonarea informatiei, materia prima a oricarei activitati de birou. Prin aceasta se incearca inlaturarea cosmarului birocratic.

Birourile au astazi, trei roluri organizationale importante:

- Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie.

- Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatiile respective.

- Cupleaza organizatia cu mediul, integrand informational clientii si furnizorii.

Pentru a indeplini aceste roluri, in general, birourile desfasoara cinci mari activitati:

- Managementul documentelor.

- Introducerea informatiilor in fisiere.

- Conducerea proiectelor.

- Coordonarea personalului.

- Repartizarea pe sarcini a indivizilor si a grupurilor.

Prima dintre aceste activitati consuma aproximativ 40% din efortul total, celelalte activitati ocupand restul de 60% in mod egal.

Obiectivele biroticii

Obiectivul general al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor. In societatea contemporana cantitatea de informatie ce trebuie prelucrata este tot mai mare.

Informatizarea muncii de birou nu determina numai cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, ci si alte efecte economice si sociale cum ar fi:

- Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia.

- Eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei.

- Eliminarea efortului de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate.

- Timp mai scurt de receptie, prelucrare si transmiterea informatiei in activitatea administrativa.

- Cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare a informatiilor, a vitezei de regasire si recuperare a acestora din suportul de arhivare.

- Scaderea costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.

De ce este importanta birotica pentru o companie

Astazi, nicio afacere din lume nu poate functiona fara obiecte de birotica. Ele trebuie sa fie disponibile pentru angajatii oricarei firme pentru a putea lucra eficient. In plus, aceste obiecte devin o carte de vizita pentru firma respectiva. Intr-un sens mai larg niste produse de birotica de calitate sunt unul din factorii care maresc productivitatea.

Productivitatea este diferenta dintre resursele investite si rezultatele obtinute intr-o anumita activitate. In functie de domeniul in care se activeaza, productivitatea poate fi asimilata cu eficienta, poate fi contabilizata usor sau, dimpotriva, poate fi aproape imposibil de masurat, mai ales atunci cand e vorba despre creativitate sau inovatie. In orice companie productivitatea este unul dintre motoarele afacerii, alaturi de inovatie si dezvoltare. Productivitarea se bazeaza pe cativa factori importanti, aceeasi care cresc si obiectivele generale ale biroticii:

Tehnologia. Nu mai este un secret pentru nimeni faptul ca, in ziua de astazi, tehnologia este unul dintre cele mai importante motoare ale dezvoltarii unei afaceri, iar productivitatea depinde, in primul rand, de tehnica pe care o ai la dispozitie. Nu poti spera sa-ti depasesti concurenta, daca folosesti echipament invechit, daca angajatii nu au la dispozitie cele mai recente si inovative softuri sau daca nu tii cont de noile trenduri in domeniu.

Organizarea. Inainte de toate, o companie trebuie sa functioneze ca un tot unitar, chiar daca fiecare departament si fiecare angajat au rolul lor specific. Nu poti obtine un nivel ridicat de productivitate fara comunicare intre departamente, fara planificarea fiecarei etape din procesul de lucru si fara ca toti cei implicati sa nu stie exact care este rolul lor in companie.