Cum sa iti cresti productivitatea folosind principiul Pareto

Principiul Pareto, cunoscut de asemenea si ca regula 80/20 sau „legea celor putini dar critici”, prevede ca, pentru multe evenimente, aproximativ 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze. Consultantul in management⁠ Joseph M. Juran a fost cel care a propus principiul si l-a denumit dupa economistul italian Vilfredo Pareto. Acesta a remarcat legatura 80/20 pe cand activa la Universitatea din Lausanne, in 1896, si a publicat-o in prima lui lucrare, „Cours d'economie politique”. Pareto a dezvoltat principiul observand ca aproximativ 20% din pastaile de mazare din gradina lui produceau 80% din recolta.

Gestionarea timpului cu principiul Pareto

Principiul Pareto nu este o lege, este o regula generala⁠, frecvent utilizata in domeniul afacerilor si anume ca „80% din vanzari provin de la 20% din clienti”, „80% din productia unei companii provine de la 20% din angajati” sau „80% din productia unei companii se face in 20% din timpul alocat”. Din punct de vedere matematic, regula 80/20 este aproximativ urmata de o distributie a legii puterii⁠, cunoscuta si ca distributia Pareto, pentru un anumit set de parametri, si s-a demonstrat empiric ca multe fenomene naturale au aceasta distributie. Principiul Pareto este doar tangential legat de eficienta, Pareto dezvoltand ambele concepte in contextul distributiei veniturilor⁠ si a bogatiei in randul populatiei.

In esenta, Principiul Pareto sau regula 80/20 este o optiune pentru gestionarea timpului si, cu mici ajustari, ar putea fi solutia ideala.

Intelegerea principiului Pareto si impactul asupra productivitatii

Un antreprenor nu trebuie sa respecte prea multe reguli, dar cand vine vorba de productivitate sunt cateva de care trebuie sa beneficiezi. Principiul Pareto sau regula de productivitate 80/20 este una dintre ele. Se afirma clar ca 80% din rezultatele tale provin din 20% din eforturile tale.

Este important de retinut ca nu statistica exacta conteaza, pentru ca raportul s-ar putea schimba in diferite circumstante la 75/25 sau 90/10. Cel mai important lucru de retinut in principiul Pareto este ca exista de obicei un dezechilibru destul de semnificativ intre efort si rezultate.

Dar unde anume este legatura cu productivitatea?

Cand intelegi ca marea majoritate a rezultatelor avute sunt determinate de un procent mic din eforturile alocate, poti identifica care eforturi conduc cele mai multe rezultate in afacere si in viata, si iti poti concentra energia numai asupra acestora. Ca exemplu, presupunem ca ai o lista de clienti foarte lunga. Dupa o mica cercetare inspirata de Pareto, iti dai seama ca 80% din venituri provin de la doar cinci clienti. Ai putea face mai mult si vei obtine mai multe venituri daca iti concentrezi timpul si energia asupra celor cinci clienti, in loc sa alergi pe teren incercand sa gestionezi lista de peste 25 de clienti si sa fii complet coplesit in proces. Ideea este ca regula 80/20 iti permite sa iti maximizezi eforturile, asigurandu-te ca tot ceea ce faci conduce la cel mai bune rezultate. La fel de important este ca iti permite sa identifici locul in care se rotesc rotile fara a obtine rezultate. In acest fel iti poti lasa anumite sarcini sa mearga si sa iti folosesti timpul si energia in ceea ce functioneaza efectiv.

Cand intelegi si aplici principiu Pareto de productivitate poti face mai multe lucruri cu mai putin efort si vei avea o crestere de productivitate fara a te stresa suplimentar.

- Verifica cu atentie unde iti petreci timpul

Cu totii ne distribuim timpul si productivitatea pe tot parcursul zilei. Incearca sa analizezi cum petreci timpul in fiecare ora de lucru, daca poti. Vei avea astfel ocazia de a privi calendarul si de a fi complet sincer cu privire la ceea ce faci tot timpul. Dupa ce iti restrangi din sarcinile zilnice, vezi daca le poti grupa in functie de tipul de activitate. Lucreaza la o anumita activitate si este timpul sa incepi sa masori rezultatele. Majoritatea aleg sa masoare productivitatea in functie de profit. Trebuie sa intelegi care sunt cele mai profitabile activitati pentru tine si sa limitezi timpul pierdut pe activitati neprofitabile.

- Ai grija mai intai de 20%

Daca ai constatat ca intr-adevar 80% din rezultate provin dintr-un efort de 20%, cu siguranta vei dori sa acorzi prioritate si sa imbunatatesti acest segment de 20%. Acest lucru inseamna adesea sa ai grija de el mai intai cand iti incepi ziua de lucru. Exista sarcini care te-ar face sa te simti usurat prin indeplinirea lor, indiferent ce s-ar mai putea intamplat in timpul zilei. Programeaza cele mai multe sarcini bazate pe rezultate la inceputul zilei, in prima etapa, astfel incat sa poti asigura succesul afacerii. Vei lucra pe etape de lucru, dar prima intindere va fi adesea mai semnificativa decat cea finala.

- Nu pierde prea mult timp pe celalalt 80%

Deci, stim acum ca regula de productivitate 80/20 este destul de clara. Stim ca va trebui sa facem sarcini care ne vor umple restul de 80% din timp si efort. Totusi, este important sa nu petreci prea mult timp pentru aceste sarcini, deoarece acestea pot produce rezultate minime in cel mai bun caz.

Deci, ce se considera din punct de vedere tehnic prea mult timp? Depinde de modul in care este structurata ziua de lucru. Daca pur si simplu efectuezi zilnic sarcini scurte de rutina , iti poti distribui cu usurinta munca pe baza regulii de productivitate 80/20. Totusi, in cadrul proiectelor mai mari, care nu sunt intotdeauna usor de impartit, trebuie vazut cum se poate folosi aceasta regula pentru ele.

Cu cat proiectul este mai mare si mai important, cu cat cheltuiesti mai mult timp pe el, cu atat mai putine rezultate te poti astepta sa obtii. Aceasta inseamna ca ar trebui sa te grabesti pentru a te asigura ca obtii cele mai bune rezultate, dar nu este chiar asa.

Trebuie sa te concentrezi asupra modului in care iti distribui timpul. Conform regulii, primii 20% din timp si efort aduc 80% din rezultate. Al doilea 20% aduce inca 10% din rezultate, iar al treilea 20%, cu care ajungi la 60% pana acum, aduce de obicei 3%. Pe masura ce distributia continua, procentul generat devine din ce in ce mai mic. Altfel spus este important sa stii cand sa renunti si sa inchei un proiect dupa ce ai contribuit cu un efort semnificativ.

Regula de productivitate 80/20 este un prim exemplu ca, de cele mai multe ori, este mai bine sa lucrezi mai inteligent decat sa lucrezi mai mult. Cand iti distribui cu atentie timpul si energia pe baza acestei reguli, poti fi mai productiv in afacere.

Da prioritate primelor 20% din orele zilei de lucru in ceea ce priveste sarcinile pe care le indeplinesti si vei sti cand este timpul sa pivotezi si sa faci modificari atunci cand lucrezi la restul de 80% pentru a te asigura ca nu pierzi prea mult timp productiv si energie.