Esti assistant manager? Abilitati pe care orice persoana care se ocupa de secretariat ar trebui sa le aiba

Un assistant manager este acea persoana dintr-o companie care cunoaste intreaga afacere. Rolul acestuia nu este doar de secretariat, ci este esential pentru functionarea eficienta a intregii companii. Un assistant manager are rol in mentinerea functionarii cu succes a unei companii, in mare parte datorita faptului ca munca lui influenteaza fiecare parte in miscare a companiei. In cele din urma, el este responsabil pentru asigurarea respectarii cerintelor de reglementare, statutare si, de asemenea, executa toate deciziile, modificarile si rezolutiile prezentate de consiliul de administratie, in esenta, fiind liantul care tine compania unita.

Ce este un assistant manager 

In general, un assistant manager este insarcinat sa se asigure ca toti membrii consiliului de administratie dispun de sfaturile si resursele necesare pentru a-si indeplini atributiile in conformitate cu legile si obligatiile contractuale. Assistant managerii depasesc de fapt o munca de secretariat. Daca munca de secretariat implica organizarea biroului si activitatilor din conducerea companiei, un assistant manager participa desea la toate sedintele consiliului de administratie, inregistreaza procesele-verbale ale sedintei si se ocupa de toate procedurile, in plus trebuie sa se asigure ca directivele date de manageri sunt duse la indeplinire de subordonati. Un assistant manager are dreptul la creativitate si dezvoltare. Astfel ca daca are idei sau proceduri de facilitare a procesului de vanzare, a procesului de ofertare sau orice alta dimensiune a companiei in care lucreaza, este, de cele mai multe ori, liber sa le puna in aplicare. 

Ce face un bun assistant manager 

Responsabilitatile unui assistant manager sunt nu numai specifice dar si variate. Lista abilitatilor cerute este destul de lunga din aceasta cauza: 

Organizare puternica si abilitati orientate spre detalii. Un assistant manager ar trebui sa aiba o atentie deosebita la detalii, trebuind sa aiba cunostinte despre intreaga afacere, de la finantare si pana la operatiuni, putand imediat oferi informatii despre companie.

Un comunicator eficient si rabdator. Este legatura dintre membri consiliului de administratie si dintre acestia si angajati. Este foarte importanta o asemenea abilitare in transmiterea informatiilor vitale transmise in urma adunarilor generale si ale consiliului de administratie, asigurandu-se ca sunt intotdeauna deschise canale de comunicare si orice probleme sau preocupari ridicate vor fi comunicate in mod corespunzator.

Abilitati eficiente de multitasking. Este o abilitate care presupune ca poti fi atenti la mai multe probleme in acelasi timp. Altfel spus nu esti atent numai la o anumita problema si restul nu intereseaza. Abilitatea continua sa fie pretuita desi s-a dovedit ca scade productivitatea.

Sa rezolve problemele excelent si intr-un mod inventiv. La aparitia oricarei probleme se cere o comunicare rapida catre cei responsabili si gasirea unor solutii eficiente pentru rezolvare. Important este ca ideile bune pot aparea de oriunde si nu este necesara o rezolvare intr-un mod clasic, ci unul eficient. Solutiile noi care s-au verificat de mai multe ori pot deveni clasice.

Sa aiba experienta in gestionarea departamentelor mai mari, dar si a angajatilor individuali. Un assistant manager este nevoit sa comunice atat de la om la om, cu persoane individuale, cat si cu departamente sau sectii intregi, cu numerosi angajati. Experienta in comunicare cere ca numarul mare al unui grup sa nu reprezinte o problema in comunicare.

Sa prezinte o cunoastere suficienta a organizarii si sa fie familiarizat cu legile si reglementarile din domeniu. Un assistant manager trebuie sa se asigure de indeplinirea tuturor obligatiilor de catre companie. El trebuie sa cunoasca cerintele statutare si reglementarile stabilite. Aceasta inseamna o cunoastere profunda a legislatiei, a statutului companiei si a tuturor dispozitiilor care sunt incluse. Trebuie sa detina cunostinte si la nivelul organizarii pentru a intelege daca functionarea companiei este in cadrul legislativ, adica sunt indeplinite toate cerintele legale.

Sa aiba o judecata solida si discretie, acolo unde este cazul. Nu trebuie sa fie pasiv, ci trebuie sa participe la toate procedurile, sa fie ferm in respectarea acestora, in cadrul unor controverse sa pastreze discretia, mai ales in cazul in care acestea pot genera crize.

Familiarizat si comod cu recomandarile si limitarile birocratice. Reglementarile trebuie cunoscute suficient de bine pentru a nu cadea in plasa birocratiei prin generarea de documente hard ce pot deveni o problema atat pentru spatiul de depozitare cat si pentru personalul care trebuie incarcat cu lucrari excedentare. Distrugerea anumitor documente nu este intotdeauna o operatiune simpla, anumite documente au proceduri de distrugere greoaie.

Sa functioneze bine sub presiune. Cunoasterea perfecta a indatoririlor si a tuturor procedurilor folosite trebuie sa dea libertate unei functionari fara nici o ezitare si atunci cand este vorba de presiune, intarzieri sau modificarea unor conditii de ultim moment.

Sa fie un mediator calm si rational, care sa mentina legatura in cadrul consiliului administrativ. In calitate de organizator oficial al sedintelor, un assistant manager trebuie sa fie suficient de familiar cu membri consiliului de administratie.

Asigurarea necesarului de materiale pentru birou 

In multe companii care nu au foarte mult personal, la atributii assistant manager se mai poate adauga si asigurarea necesarului de accesorii pentru birou, produse de birotica si papetarie. Indiferent de specificul companiei sau a departamentului, acesta nu poate functiona fara rechizite si accesoriile de papetarie. Hartie pentru imprimanta, hartie de calc, hartie velina, carti de vizita, cartoane colorate, post it-uri, dosare, timbre, agende, carnetele, calendare, nemaivorbind de creioane si pixuri, toate aceste produse ce au la baza hartia sunt indispensabile pentru a indeplinirea sarcinilor de serviciu.  

Un assistant manager care are printre atributiile de serviciu si procurarea de accesorii de birou si papetarie trebuie sa fie constient ca dupa o scurta perioada de timp trebuie sa se opreasca la un furnizor, ales pentru calitatea marfii, dar si a promptitudinii si corectitudinii cu care raspunde la livrarea cererilor. Mai mult decat atat, daca volumul si tipul consumabilelor de birou sunt cam aceleasi de la o luna la alta, un cont de client deschis la un asemenea magazin, de preferat online, unde poti vedea comenzile vechi, iti poate salva mult timp, pe care il vei putea astfel folosi mai eficient, decat stand ca sa intocmesti iar lista de cumparaturi, alegand produs cu produs. Asta mai ales daca ramai fidel anumitor branduri sau daca pur si simplu ai nevoie de articole speciale, ce nu se pot inlocui cu altele asemanatoare, precum ar fi cazul unui anumit model de cartus pentru imprimanta.

Evident, periodic, este indicat sa testezi si alte marci sau tipuri de produse de consumabile si articole de birotica nou aparute, mai ales daca le gasesti la oferta. Chiar daca statisticile arata ca peste 61% dintre romani se uita la pret atunci cand cumpara produse pentru birou, trebuie sa nu facem compromisuri la calitate. Exemplul clasic este despre calitatea hartiei care avand o luminozitate mica nu va contrasta suficient cu cerneala si va fi nevoie de mai multa cerneala. In alta ordine de idei textura hartiei afecteaza modul in care cerneala se distribuie pe hartie si functie de opacitate si grosime scrisul sa se vada pe verso, ceea ce va insemna tot cheltuieli suplimentare.