Primăvara este cea mai potrivită perioada a anului pentru organizarea biroului, fie că este vorba despre spațiul de la sediu sau despre cel din locuință. Articolele de papetărie și birotică sunt primele obiecte cu care trebuie să începi activitatea. Simplu de spus, mai greu de aplicat!

Cum poți să faci ordine pe un birou pe care ai multe notițe și acte întinse? Ce să arunci, ce să păstrezi? Dar, mai important, când să găsești timpul necesar pentru a te ocupa de organizare? Te învățăm în continuare patru pași de bază pe care îi poți urma pentru a da o notă fresh zonei de lucru.

SFAT

Nu trebuie să îndeplinești toți pașii într-o singură zi, ci poți lua activitățile treptat, astfel încât să te poți ocupa și de sarcinile de la serviciu.

Pasul 1: Eliberează biroul de produsele de papetărie de care nu ai nevoie

Pentru început, triază produsele de papetărie și birotică pe care nu le mai folosești de cele pe care le utilizezi în activitatea ta. Verifică agendele și notițele adezive de pe birou și aruncă obiectele care nu îți mai sunt necesare și care nu îți vor fi de niciun folos nici în viitor. S-ar putea să descoperi că pe unele dintre acestea le aveai de luni bune pe birou și că nu te mai uitasei peste ele de ceva vreme.

După ce ai terminat cu obiectele de pe birou, urmează să faci același lucru și cu documentele pe care le ai în sertare. Facturile și alte tipuri de acte care doar te încurcă nu își mai au locul în spațiul de lucru. Te vei simți mult mai bine pe măsură ce vei reuși să îndepărtezi lucrurile de care nu mai aveai nevoie.

Pasul 2: Depozitează actele pe care le folosești mai rar

Nu îți încărca niciodată biroul cu documente pe care le utilizezi rar. Cel mai bine este să le depozitezi în dosare, bibliorafturi ori cutii de arhivare, în funcție de volumul acestora. Pentru o organizare ca la carte, folosește diferite accesorii utile, așa cum sunt agrafele de birou, capsatoarele ori perforatoarele.

Pentru a identifica mai ușor conținutul dosarelor ori al cutiilor de arhivare, folosește etichete adezive ori scrie cu un marker pe ele. Astfel le vei găsi cu ușurință atunci când vei avea nevoie de informațiile pe care le conțin.

Pasul 3: Cumpără noi produse de birotică și papetărie

Scrie o listă cu necesarul de produse de birotică și papetărie de care ai nevoie în următoarea perioadă. Dacă nu știi de unde să începi, gândește-te întâi la ce folosești cel mai des ori ce se termină cel mai repede. De regulă, colile de hârtie A4, dosarele din carton sau plastic, plicurile, notițele autoadezive și instrumentele de scris se află primele pe această listă. Nu trebuie decât să verifici stocul ca să îți da seama ce obiecte trebuie să pui în coșul de cumpărături.

Dacă ai constatat că ai nevoie de articole de birotică în plus care să te ajute în procesul de depozitare, trece-le și pe acestea pe listă. Spre exemplu, ți-ar putea fi utile pe birou indexuri și separatoare ori tăvi pentru documente. Le poți folosi pentru aranjarea facturilor, a contractelor, a agendelor, a revistelor și a altor obiecte de acest tip.

Pasul 4: Dă un aer creativ zonei de lucru

Ai îndeplinit pașii de mai sus, dar simți că mai lipsești ceva? Poate că te va ajuta dacă vei muta biroul într-o altă poziție (sau altă încăpere) în care să ai mai multă lumină ori o priveliște frumoasă pe fereastră. Regimul de telemuncă îți oferă ocazia să faci orice modificări îți dorești în spațiul de lucru.

De asemenea, poți să decorezi biroul cu anumite obiecte care te inspiră, te ajută să te relaxezi și să fii mai productiv: o lumânare parfumată, o fotografie cu cei dragi, o vază cu flori, o statuie cu buddha ori alt obiect care îți poate deveni muză. Ești liber să îți decorezi biroul după preferințe și nevoi.

Modul în care arată biroul îți influențează starea de spirit și productivitatea. Dacă spațiul de lucru este mereu încărcat și dezordonat, cu greu vei reuși să te concentrezi și să găsești repede informațiile de care ai nevoie. Urmează pașii de mai sus și te vei bucura la final de toate beneficiile pe care ți le-am descris.