Produse de arhivare necesare oricarei firme care isi muta sediul

Relocarea firmei este un proces complex si obositor, in special daca trebuie mutate numeroase acte importante. Insa provocarea poate fi depasita cu brio cu ajutorul produselor de arhivare si organizare.

Sunt o mulțime de documente contabile si financiare pe care compania este obligata prin lege sa le pastreze, asa ca trebuie intocmit un plan de organizare bine pus la punct. Desi arhivarea electronica a actelor castiga tot mai mult teren si la noi in țara, tot cea pe suport fizic ramane sfanta. Asadar, daca urmeaza sa mutați sediul firmei, faceți o lista cu necesarul de produse de arhivare care va vor fi de un real folos.

Cutii de arhivare

Actele importante ale firmei trebuie transportate cu multa atenție la noul sediul al companiei. O soluție eficienta si ieftina pentru mutare sunt cutiile de arhivare. Acestea ofera siguranța si protecție impotriva umiditații, a prafului si in caz de eventuale deteriorari.

In afara de faptul ca mențin actele in siguranța, cutiile de arhivare sunt utile si pentru ca ajuta la o utilizare inteligenta a spațiului. Spre exemplu, o cutie de depozitare cu capac permite asezarea altor produse de arhivare peste ea.

In cazul in care documentele nu vor fi transportate direct la noul sediu al societații, ci vor fi pastrate intr-un depozit o perioada, cu atat mai mult aveți nevoie de cutii de depozitare de calitate. Actele vor fi protejate de lumina si de daunatori cu succes.

Containere suprapozabile pentru arhivare

Pentru ca documentele firmei sa ajunga in cea mai buna stare la noul sediu, este nevoie si de containere suprapozabile pentru arhivare. Referitor la caracteristicile unui astfel de produs, se pot arhiva 6 cutii cu cotor de 80mm (cod ARH022), 5 cutii cu cotor de 100mm (cod ARH021) sau 3 cutii cu cotor de 150mm (cod ARH020). Si se pot suprapune maxim 5 containere incarcate cu documente.

Puteți sa folosiți un container suprapozabil pentru arhivare, cu deschidere frontala pentru acces usor la documente si cu manere pentru transport.

Bibliorafturi

Documentele pot fi organizate mai usor daca se folosesc bibliorafturi de diferite culori, clasificate pe ani, alfabetic ori dupa alt criteriu stabilit intern. Ca sa fie identificate facil actele, folosiți etichete ori scrieți direct pe bibliorafturi cu un marker.

In funcție de cate documente trebuie arhivate, alegeți bibliorafturile dupa dimensiunea cotorului, care variaza de la 50 mm pana la 80 mm. De asemenea, aveți la dispoziție o varietate de marimi – biblioraft A4, biblioraft A5 sau biblioraft A3 pentru documente mai mari.

Dosare si mape pentru arhivare

Alte obiecte de birotica utile in procesul de relocare sunt dosarele si mapele pentru arhivare. Acestea ofera o soluție completa pentru organizarea si transportul documentelor. In plus, reprezinta o investiție minima pentru orice companie.

In funcție de nevoi si de preferințele angajaților, se poate opta pentru dosare cu sina, incopciate, dosare plic sau simple, dosare din carton sau plastic. Se gasesc intr-o multitudine de culori, astfel ca va fi usoara clasificarea actelor furnizorilor, ale clienților si ale distribuitorilor, fiecare cu o nuanța reprezentativa.

Etichetele autocolante

Atunci cand firma da comanda pentru produse de arhivare, nu trebuie omise etichetele autocolante. Sunt practice si eficiente pentru o mai buna identificare, salvand timp si energie. Pot fi utilizate pentru mesaje scurte pe care le pot ințelege cu usurința toți angajații firmei care se vor ocupa de aranjarea in noul sediu al societații.

Indiferent de motivul pentru care firma are nevoie de un alt sediu, afacerea este in crestere, are nevoie de mai multa vizibilitate ori poate se restrange activitatea, este importanta o planificare pentru a evita surprizele neplacute. Transportul echipamentelor office si al pieselor de mobilier poate fi mai usor de organizat, insa povestea se complica in cazul actelor. De aceea este important sa fie achiziționate din timp toate produsele de arhivare care pot usura activitatea firmei. Astfel linistea si confortul angajaților sunt asigurate.