Top 5 sfaturi pentru arhivarea documentelor in mod eficient

O afacere eficienta si profitabila depinde de cat de bine sunt gestionate documentele, iar un aspect al gestionarii eficiente este arhivarea documentelor. Daca sunteti dezorganizat cu privire la modul in care gestionati procesul de arhivarea documentelor, mai explicit a inregistrarilor, acest lucru poate duce la incetinirea operatiunilor zilnice, probleme juridice si clienti nemultumiti.

Un aspect foarte important in arhivarea documentelor este legat si de legislatia in vigoare care obliga multe companii sa stocheze documente pentru o perioada lunga de timp. Daca o afacere nu respecta bunele practici atunci cand vine vorba de arhivarea documentelor, aceasta se poate confrunta cu probleme juridice, amenzi mari si clienti nemultumiti.

De ce arhivarea documentelor?

Arhivarea documentelor reprezinta stocarea in siguranta a informatiilor, atat pe hartie, cat si in format electronic, care nu mai sunt utilizate in mod regulat. Prin arhivare, se respecta normele legale atat din punct de vedere al sustinerii si justificarii activitatii, cat si al dosarelor de personal.

Arhivarea documentelor realizata in conformitate cu specificatiile legale, eficientizeaza fluxul de lucru si economiseste timp in activitatile ce au legatura cu indeplinirea obligatiilor fiscale sau de personal.

Procesul de arhivare este important, deoarece:

• Pastreaza documentele organizate si usor de accesat.
• Ofera acces rapid si securizat la date si documente.
• Economiseste spatiul de stocare.
• Evita riscul de pierdere a documentelor.
• Ajuta la eficientizarea fluxului de lucru.

Arhivarea documentelor, fizica sau pe suport electronic

Pastrarea actelor in deplina siguranta este atat o necesitate cat si o obligatie.

Arhivarea fizica consta in prelucrarea documentelor si intocmirea instrumentelor de evidenta pentru a gestiona si a utiliza in mod eficient arhiva. Etapele procesului de arhivare fizica includ: sortarea documentelor, ordonarea, constituirea dosarelor, selectionarea si inventarierea documentelor.

Prin intermediul unei solutii de arhivare electronica se poate scana si arhiva orice tip de document, structurat sau nestructurat, tiparit, scris de mana sau in format imagine.

Sfaturi pentru arhivarea documentelor de hartie

1. Goliti mai intai fisierele inutile

Fiecare document pe care il pastrati trebuie arhivat din motive intemeiate. Aceste motive sunt de obicei scrise in „politica de arhivarea documentelor”. Daca retii toata documentatia neesentiala, vei face viata extrem de dificila pentru tine si clientii tai. Va recomandam sa curatati toate documentele neesentiale de la inceput. Inlaturati, in primul rand, documente pe care nu aveti obligatia legala sa le pastrati. Cu toate acestea, va recomandam sa va asigurati ca documentele sunt curatate in siguranta si eficient.

Arhivarea documentelor de hartie este mai rapida si mai usoara atunci cand incepeti cu inlaturarea fisierelor inutile. Incepeti prin a scapa de fisierele care au depasit cerintele legale de pastrare. Un serviciu profesional de distrugere simplifica procesul de inlaturare a acestor fisiere. Veti fi dotati cu sacii de distrugere a documentelor securizate, inainte de inceperea proiectului si apoi colectati atunci cand sunt umpluti. Intregul proces de distrugere este gestionat de profesionisti verificati care urmeaza un protocol strict de custodie in timpul colectarii si maruntirii. Un certificat de distrugere este furnizat dupa ce documentele sunt distruse.

2. Verificati intervalele de timp de pastrare legala a documentelor

Asigurati-va ca termenele de pastrare le respecta pe cele stabilite de lege sau de reglementarile din domeniu. Prin urmare, este esential sa nu detineti documente pentru o perioada mai mica decat cea prevazuta de aceste legi sau reglementari din industrie. Netinerea documentelor in limitele prevazute de lege ar putea duce la primirea unei amenzi substantiale. Este la fel de important sa nu stocati documente pe hartie pentru o perioada excesiv de lunga. Acest lucru va insemna, de obicei, ca va irositi banii prin detinerea documentelor pe suport de hartie atunci cand nu vi se cere sa faceti acest lucru. Pentru a va asigura ca documentele sunt pastrate pentru o perioada potrivita de timp, asigurati-va ca aveti „politica de arhivarea documentelor” revizuita de un avocat si de un profesionist in arhivare. Acest lucru va poate economisi o suma substantiala de bani pe termen lung.

3. Alocati spatiul de stocare adecvat

Majoritatea documentelor arhivate pe suport de hartie sunt rareori accesate inainte de distrugerea lor, dar, intre timp, acestea ar trebui depozitate intr-un loc in care sunt protejate si pastrate in mod corespunzator. Inregistrarile pe suport de hartie sunt deosebit de vulnerabile la daunele permanente cauzate de incendii, inundatii, dezastre naturale si chiar furt. Ca urmare, arhivarea ar trebui sa aiba loc intr-un amplasament sigur, de obicei in afara companiei. Un centru profesionist de evidenta este special conceput pentru a va proteja documentele de catastrofele care ar putea sa se abata asupra arhivei dumneavoastra. Toate fisierele sunt stocate pe rafturi de inalta densitate, protejandu-le de praf si umiditate. In plus, un astfel de centru de evidenta este dotat cu controlul climei, sisteme de detectare si prevenirea incendiilor, precum si cu un gardian.

4. Asigurati recuperarea rapida si precisa a documentelor

Este posibil sa nu aveti nevoie de inregistrarile de arhiva foarte des, dar atunci cand o faceti, recuperarea lor ar trebui sa fie prompta si eficienta. Majoritatea sistemelor de arhivare la fata locului nu sunt bine organizate si necesita saparea prin cutii pentru a gasi informatii critice. Atunci cand inregistrarile de arhiva sunt stocate in afara locatiei intr-un centru de inregistrari, acestea sunt codificate cu coduri de bare si urmarite pentru accesibilitate rapida si preluate prompt atunci cand aveti nevoie de ele. Multe companii de arhivarea documentelor ofera, de asemenea, un serviciu super-rapid de „scanare la cerere”, acest lucru permitandu-va sa accesati documentele necesare foarte rapid.

5. Digitalizarea documentelor pe suport de hartie

Arhivarea documentelor pe hartie inseamna, de asemenea, sa aveti o solutie pentru cele mai active inregistrari. Digitizarea fisierelor active elimina cautarile consumatoare de timp prin mai multe camere si dulapuri de fisiere pentru acel document crucial. Acest sfat este o urmare logica a punctului anterior. Cu un serviciu profesional de scanare a documentelor, o aplicatie de recunoastere optica a caracterelor este utilizata, folosind tehnologia Optimal Character Recognition (OCR), astfel incat fisierele digitalizate sa poata fi localizate rapid folosind cautari simple de cuvinte cheie. Documentele active vor fi la doar un click distanta, mai degraba decat ingropate intr-un colt al biroului.