Mituri ale eficienței la birou: Principiul Pareto

Principiul Pareto sau regula 80/20 este o altă opțiune pentru gestionarea timpului și, cu mici ajustări, ar putea fi soluția ideală. Cunoscut de asemenea și ca „legea celor puțini dar critici”, prevede că, pentru multe evenimente, aproximativ 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze. 

Principiul Pareto nu este o lege

Principiul Pareto sau regula 80/20 nu este o lege, așa cum se întâmplă să o considere mulți, este doar un principiu care s-a dovedit să fie de mai multe ori valid.

Inginerul și economistul italian Vilfredo Pareto a remarcat legătura 80/20 pe când lucra la Universitatea din Lausanne, în 1896, și a folosit conceptul în studiile sale de eficiență economică și de distribuție a veniturilor. Pareto arăta că aproximativ 80% din suprafața Italiei, era deținută de 20% din populație și dezvoltă principiul observând că aproximativ 20% din păstăile de mazăre din grădina lui produceau 80% din recoltă.

După ani, Joseph Moses Juran, inginer american de origine română, membru de onoare al Academiei Române, a fost cel care aplică conceptul în afaceri și a propus denumirea de „Principiul Pareto”. Juran a extins principiul la controlul calității, afirmând, de exemplu, că cele mai multe defecte de producție sunt rezultatul unui mic procent din cauzele tuturor defectelor, ceea ce el a descris ca fiind „puțini vitali și mulți triviali”.

Pornit inițial din economie, e normal ca principiul Pareto să fie aplicat foarte mult în zona de business-management. Așa se face că vei auzi cum că:

• 80% din volumul vânzărilor provine de la 20% din produsele de linie;

• 80% din veniturile companiei provin de la 20% din clienții săi;

• 80% din producția unei companii provine de la 20% din angajații săi;

• 80% din informațiile importante dintr-o sedință se spun în 20% din durata totală a ședinței;

• 80% din producția unei companii se face în 20% din timpul alocat.

Gestionarea timpului este cea mai obișnuită utilizare a principiului Pareto, deoarece majoritatea oamenilor tind să-și risipească timpul în loc să se concentreze pe cele mai importante sarcini.

Având în vedere toate acestea, corelarea cu principiul organizării timpului înseamnă că 80% din rezultatele obținute de tine ar putea proveni din 20% din timpul tău.

Cum se îmbunătățesc lucrurile la job atunci când aplici principiul Pareto?

Evaluează frecvent sarcinile 

Dacă 80% din rezultate provin de la 20% din efortul făcut, atunci se poate spune că 80% din impact va veni de la 20% din sarcini. Deci, identifică 20% din sarcinile pe care le ai și care vor da 80% din rezultatele pe care le cauți.

Când îți revizuiești sarcinile căută răspunsurile la întrebări ca:

• Sunt toate sarcinile de pe lista mea urgente?

• Toate sarcinile de pe listă intră în domeniul meu de competență sau trebuie să revină altuia?

• Nu pierzi prea mult timp pe anumite tipuri de sarcini?

• Există sarcini pe care ar fi mai bine să le deleg altora?

• Sunt toate aceste sarcini cu adevărat necesare pentru rezultatul general?

Evaluează permanent obiectivele

Obiectivele și sarcinile pot fi interconectate, dar nu întotdeauna. Unele ar putea fi complet separate. Gândește-te la obiectivele și activitățile necesare pentru a le realiza, amintește-ți că 80% din aceste obiective vor fi realizate cu doar 20% din activitățile necesare. Fă un inventar și vezi care 20% din activități te apropie de majoritatea obiectivelor avute.

Ca exemple ar putea fi:

• Dacă lucrez astăzi până mai târziu (activitate de 20%), pot termina lucrarea de pe lista mea de sarcini, îmi mulțumesc șeful și pot sa-mi iau liber mâine (80% din obiective).

• Dacă pentru prânzul de astăzi fac o salată să mănânc la birou (activitate de 20%), pot să lucrez la sarcina avută, să depășesc termenul limită și să mă apropii de obiectivul meu de scădere în greutate (80% din obiective).

• Dacă programez întâlniri regulate (activitate de 20%), pot crește comunicarea în echipă, pot avea un proiect mai reușit și pot fi un lider mai bun (80% din obiective).

Determină care este perioada ta de timp principală 

Fiecare are o perioadă de timp când productivitatea lui este cea mai bună, când se simte mai energic, mai concentrat și mai productiv.

Determină când ai timpul principal și folosește-l pentru a aborda cele 20% din sarcinile și obiectivele pe care le-ai identificat. Acest lucru te va asigura că îți petreci cel mai productiv timp din zi pe sarcinile și activitățile necesare pentru obținerea celor mai bune rezultate.

Descoperă care îți sunt orele cele mai productive și construiește ziua de muncă perfectă în jurul orelor când ai un nivel ridicat de energie. Aceasta îți va schimba obiceiurile și îți va crește productivitatea.

Identifică și elimină neatențiile

Indiferent că trebuie să mergi la birou sau lucrezi de acasă, ești înconjurat de lucruri sau evenimente ce te pot face să îți pierzi atenția, să nu mai focusezi obiectivul principal. Aceste întreruperi neplăcute, chiar dacă sunt de scurtă durată, pot provoca pierderea concentrației, sarcini întârziate și o reducere generală a productivității.

Folosind regula lui 80/20 presupunem că 80% din neatențiile apărute provin din 20% din surse. Pentru a scăpa și a elimina aceste pierderi de concentrare în primul rând trebuie să le identificăm. Ele pot fi:

• Răspuns imediat și la toate emailurile primite;

• Răspuns imediat și la toate apelurile telefonice primite;

• Vizitatorii neplanificați sau care apar neanunțați;

• Setea sau foamea;

• Apariția unor notificați social media.

După ce ai lista cu lucrurile care îți distrag atenția analizează și vezi care sunt cele ce te întrerup cel mai mult. Vei găsi probabil că doar două sau trei (20%) sunt cele mai mari (80%) ale problemei, apoi găsește modalitățile de a elimina aceste întreruperi.

• Răspunde la emailuri numai într-o anumită perioadă a programului;

• Lasă apelurile non-urgente să meargă la mesageria vocală;

• Închide ușa biroului;

• Savurează o băutură și o gustare la îndemână;

• Stai departe de notificații social media în timpul muncii.

Cu siguranță principiul Pareto poate aduce succes în anumite domenii și poate fi utilizat dacă funcționează pentru tine. Dimpotrivă, dacă ai dat greș cu acest concept nu mai pierde timpul și energia pentru că știi ce a mers greșit.

Eficiența vs Eficacitate dincolo de Principiul Pareto

În loc de concluzie subliniem că:

Eficacitatea = să faci lucrurile bune, potrivite

Eficiența = să faci lucrurile bine

Mai întâi ne punem problema de eficacitate și stabilim obiectivele ce trebuie să fie realizate pentru a ajunge la un rezultat, scopul final. Apoi ne punem problema eficienței și stabilim cum să realizăm fiecare dintre obiectivele setate. Citește și despre Tehnica Pomodoro, un alt mit al eficienței la birou pe care l-am luat la întrebări pe blogul Papetarie.ro!